ARA-kiinteistöjä omistavan ja vuokraavan Arttuasunnot Oy:n omistuksessa on noin 50 kiinteistöä, ja rakenteilla on jatkuvasti uusia.
Hankkeisiin liittyy paljon erilaista dataa ja tietoa, jonka täytyy olla kaikille työntekijöille helposti saatavilla. Kiinteistöjohtaja Jan-Patrik Heleniuksen mukaan tämä oli Arttuasunnoille vielä tovi sitten iso haaste.
– Meillä tehdään liikkuvaa duunia. Edellinen tiedonhallintajärjestelmä oli kankea ja tiedostoihin pääsi käsiksi vain VPN:n avulla, eli se ei ollut etäkäyttöön sopiva. Lisäksi sen muokattavuus oli hankalaa ja kallista, sillä se vaati armotonta koodaamista. Väki oli kyllästynyt tähän.
“Tietokeskuksesta on ollut äärimmäisen paljon apua. Meitä auttanut asiantuntija on pitkän kokemuksen omaava kaveri, jolla on näkemystä siitä miten näiden kuuluisi toimia ja miten ne kannattaa toteuttaa.”
– Jan-Patrik Helenius
Tietokeskus rakensi Arttuasunnoille kevyen, mutta tehokkaan mini-ERPin olemassa olevien M365-työkalujen avulla
Haasteet liittyivät pohjimmiltaan toiminnanohjaukseen. Taloushallinto ja lainojen hallinta toimivat kuitenkin jo sujuvasti, joten täysimittaiselle toiminnanohjausjärjestelmälle ei ollut tarvetta.
– Suoraan sanoen meidän tarpeisiin räätälöityä ERP-järjestelmää olisi tuskin löytynyt, Jan-Patrik tiivistää.
Ratkaisua lähdettiin etsimään nimenomaan tiedostonhallintaan sekä hanketiedon sujuvaan jakamiseen ja ylläpitoon.
Sopiva ratkaisu löytyi Tietokeskuksen konsulttien takataskusta Power Platformin muodossa. Koska Arttuasunnoilla käytettiin jo M365:ta, tarvittava työkalu löytyi omasta takaa. Power Platformin ja Sharepointin avulla räätälöimme heille tarpeisiin sopivan hankkeiden seurantajärjestelmän, eli eräänlaisen mini-ERPin, jossa tiedostot, projektien tilanteet ja rutiinitehtävät on helposti löydettävissä.
Kun toiminnanohjausjärjestelmän rakennus aloitetaan aivan nollasta, tarvitaan apua tarpeiden ja ympäristön hahmottamiseen. Siksi järjestelmää lähdettiin testaamaan heti alkuvaiheessa. Testien yhteydessä oli helppo bongata, mitä kannattaa muuttaa ja mitä taas skaalata.
“Sharepoint on niin helppo, että periaatteessa asiaan vihkiytymätönkin pystyisi siellä tekemään muutoksia. Mutta jos toinen tekee ne kymmenen kertaa nopeammin ja hänellä on parempia ajatuksia, niin kyllä tässä kannattaa käyttää asiantuntijaa.”
– Jan-Patrik Helenius
Tuloksena huomattava säästö ajassa ja vuosikuluissa
Nykyään Arttuasunnoilla on tiedostot järjestyksessä: uudessa järjestelmässä pystytään seuraamaan missä vaiheessa hankkeet menevät ja miltä tilanne näyttää tulevina kuukausina.
– Vuosikuluissa säästämme heti edelliseen ratkaisuun nähden. Lisäksi säästyy ihmisten hermot ja työaikaa, kun tieto hankkeista on helposti saatavilla, Jan-Patrik kertoo.
Perinteiseen ohjelmistokehitykseen verrattuna ratkaisu on erittäin kevyt.
– Tietysti kävimme läpi muita, hieman valmiimpia vaihtoehtoja, mutta ne olivat myös kovakoodatumpia. Sharepointissa ei tarvitse koodata, vaan muuttaa järjestelmäasetuksia. Se tulee elinkaareltaan meille edullisemmaksi.
Sharepointin muokkaaminen onnistuu periaatteessa keneltä tahansa, nyt myös Arttuasuntojen omalta henkilökunnalta. Näin he eivät ole jumissa yhdenkään järjestelmätoimittajan kanssa, vaan pystyvät kehittämään ja ylläpitämään järjestelmää tarvittaessa itsekin.
– Jos oltaisiin valittu valmis toiminnanohjausjärjestelmä, tiedän että kustannus olisi ollut paljon suurempi. Olen aiemmassa elämässä ollut mukana isommassa ERP-hankkeessa ja sen hinta oli satoja tuhansia. Sharepoint on tähän verrattuna todella edullinen.
“Tämä on helpottanut raportointia huomattavan paljon. Me pystymme luomaan Power BI:n kautta sellaisia raportteja, joita työntekijät tarvitsevat, ja käyttäjät pystyvät nyt itse hakemaan raportteja.”
– Jan-Patrik Helenius
Näin liiketoimintaprosessit tehostuivat
| Ennen | Sharepointissa | |
| Tiedostojen hallinta | Tiedonhallintajärjestelmään täytyi luoda jokaisesta hankkeesta uusi kirjasto täysin käsipelillä. Kansiorakenne vaihteli, ja tiedostot olivat hankalasti löydettävissä. Niihin pääsi käsiksi vain VPN:n avulla | Kun Arttuasunnoilla aloitetaan uusi hanke, Sharepoint luo sille automaattisesti tallennuspaikan vakiokansiorakenteella. Tiedostorakenne on kaikissa projekteissa samanlainen, ja kansiorakenne elää sitä mukaa, kun projekti etenee projektinohjausjärjestelmässä. Tiedostot on helppo jakaa kaikille niitä tarvitseville, tarvittaessa myös Arttuasuntojen ulkopuolisille alihankkijoille |
| Laskutus | Tieto laskutukseen siirtyvistä projekteista täytyi lähettää aina erikseen sähköpostilla taloushallintoon. Tästä aiheutui projektipäälliköille ylimääräistä manuaalista työtä. | Automatiikka hoitaa tiedonvälityksen. Kun projekti siirtyy laskutettavaan vaiheeseen, tästä lähtee taloushallinnolle automaattisesti tieto. |
| Raportointi ja tiedonkulku | Projekteihin liittyvää tietoa jouduttiin kaivelemaan käsin useasta eri paikasta. | Tiedon saa esille joko Sharepointin tai Power BI -raporttien suodattimien avulla minuuteissa. Dokumenttipankissa on toimiva hakutoiminto, jonka avulla voi nopeasti etsiä hankkeisiin liittyviä tiedostoja. Power BIi -raportteja suodattamalla voidaan myös tarkastella vain tietyssä vaiheessa olevia hankkeita, tai tarkastella hankkeita henkilöittäin. |
Projektin kustannus
Tarvittavat M365 ja Power BI lisenssikustannukset – Koska Arttuasunnoilta löytyi jo M365-lisenssit, riitti kevyt Power BI -lisenssien päivitys raportteja tarkastaville projektipäälliköille.
10–12 konsultointipäivää järjestelmän perusversioon
N. 8 päivää järjestelmän jatkokehitykseen uusien esiin nousseiden tarpeiden pohjalta
“Olen ihan ehdottoman tyytyväinen, tämä ratkaisu on juuri sellainen mitä tarvitaankin.”
– Jan-Patrik Helenius
Rakennusalan oma toiminnanohjausjärjestelmä helposti Power Platformilla. Ota se käyttöön konsulttiemme avulla!
