Ympäristöteknologiayritys Doranovan kaikki tieto asui ennen fyysisellä palvelimella. Tästä aiheutui arkeen takkuilua, sillä iso osa työstä tehdään kentällä asiakkaan luona, jossa VPN-yhteydet usein pätkivät.
Doranova päätti ratkaista tilanteen siirtymällä pilvimaailmaan ja modernisoimalla IT-infransa Tietokeskuksen johdolla.
Oma palvelin hankaloitti liikkuvan työn tekemistä roimasti
Doranovalla valtaosa työstä tehdään asiakkaiden työmailla. Yhteyksien täytyy siis pelittää moitteetta missä tahansa maailman kolkassa.
Aina näin ei ole ollut, sillä vielä pari vuotta sitten yrityksen kaikki tiedot asuivat omalla fyysisellä palvelimella, ja tiedostoihin ja sähköposteihin pääsi käsiksi etänä ainoastaan VPN-yhteydellä.
Doranovan hallintosihteeri Virpi Alakosken mukaan tämä vaikeutti työn tekoa huomattavasti.
“VPN-yhteys on aika epävarma ja hidas. Työkohteissa ei välttämättä olla pääväylien varrella, niin puhelimella tai nettitikulla saatava yhteys ei meinannut jaksaa pitää VPN-yhteyttä yllä.”
Yhden palvelimen varassa oleva on-premise -infra ei myöskään ole erityisen vikasietokykyinen. Jos palvelin pamahtaa, työnteko keskeytyy välittömästi. Siispä kun silloinen palvelin alkoi vanhentua käsiin, asialle täytyi tehdä jotain nopeasti.
Digiloikka on-premisestä pilvimaailmaan tehtiin kuudessa konsultointipäivässä
Nopeasti todettiin, että pilvipalveluihin siirtyminen olisi ehdottomasti fiksuin ratkaisu. Siispä Doranova siirrettiin Tietokeskuksen johdolla Azure-maailmaan ja Microsoft 365:n pariin.
“Me tehtiin aikamoinen digiloikka tässä. Poistimme oman palvelimen, ja kaikki tiedot siirrettiin Teamsiin”, Virpi kertoo.
“Teimme tämän yhdessä Tietokeskuksen kanssa, joka oli oikein hyvä ratkaisu. Meillä oli Teams-pajoja, joissa kartoitimme yhdessä nykytilanteen, meidän tarpeet ja mitä ominaisuuksia tarvitsisimme. Sitten rakensimme koko systeemin ja siirryimme sinne kertarykäyksellä.”
-Virpi Alakoski, Hallintosihteeri, Doranova
Uudistus tehtiin täpäkällä aikataululla. Virpin mukaan päätös pilveen siirtymisestä tehtiin syyskuussa, ja kaikki järjestelmät olivat käytössä jo joulukuun puolessa välissä.
Yhteensä projekti vei Tietokeskuksen konsulteilta kuusi päivää. Infran modernisoinnille kertyi siis saman suuruinen tai jopa pienempi hintalappu kuin uudella peruspalvelimellakin olisi ollut. Kaupan päälle saatiin vain huomattavasti toimivampi arki.
Teamsiin siirtyminen ajoi samalla työtapojen muutosta
Pilven myötä Doranovalla siirryttiin täysin Sharepoint- ja Teams-pohjaiseen kommunikointiin. Näiden päälle on kyetty rakentamaan arkityön ohjausta, jota aiemmin ei kyetty tekemään.
“Meillä tapahtui tässä toimintatapojen muutos samalla. Siirryimme käytäntöön, että omalla työkoneella ei saa yksistään säilyttää työasioita, vaan ne on siellä sovituissa kansioissa kaikkien käytettävissä.”
Office 365:n myötä tiimityö sekä tiedostojen käyttö reissun päällä ovat helpottuneet selkeästi ja IT mukautuu työn luonteeseen.
“Tiedostojen yhteiskäyttö on helpottanut hirmuisesti asioita. Ne tiedostot on siellä, ajan tasalla kaikilla, eikä kellään ole väärää versiota”, Virpi kertoo, ja samalla korostaa Tietokeskuksen roolia oikeiden ratkaisujen löytämisessä.
“Vinkkini muille on ehdottomasti se, että Teamsiin siirtyminen kannattaa tehdä ohjatusti. Tietokeskus osasi kertoa meille oikeat ratkaisut, joita me ei oltaisi ikinä itse osattu löytää. Jos me oltaisiin lähdetty tekemään sitä itse, meillä olisi jäänyt hyödyntämättä erittäin paljon asioita, joista meille on työn tekemisessä hyötyä.”
Pilven myötä tietoturva-aukot saatiin tilkittyä
Vastoin yleisiä ennakkoluuloja, pilveen siirtyvän yrityksen tietoturva paranee lähtökohtaisesti aina. Doranovalla tämä oli ensiarvoisen tärkeää jatkuvan tuotekehityksen vuoksi. Tietoturvassa päästiinkin aimo harppaus eteenpäin Microsoft Intunen ja BitLockerin avulla.
Näin käyttöön saatiin muun muassa MFA, eli monivaiheinen kirjautuminen. Sen käytettävyyttä lisättiin Conditional Accessilla, jonka ansiosta ylimääräistä tunnistautumista ei vaadita, jos käyttäjä kirjautuu sisään luotettavalta koneelta.
Samalla levyn salaus pistettiin kuntoon. Virpin mukaan tämä tuo mielenrauhaa tulevaisuuden ulkomaanmatkoihin, joita Doranovalla tehdään tyypillisesti tiheään tahtiin.
“Puhelimia varastetaan ja niin edespäin. Haluamme varmistaa, että kukaan ei pääse käsiksi meidän tiedostoihin.”
Doranovalla pärjätään ilman erillistä IT-osastoa
Doranovalla ei ole erillistä IT-osastoa, vaan Virpi ja muut työntekijät vastaavat IT:n sujuvuudesta muun työnsä ohella. Siksi kaiken täytyy pelittää mahdollisimman itsenäisesti.
Pilvisiirtymän myötä tarve tukipalveluille on vähentynyt, ja Virpikin voi keskittyä päivittäisiin tehtäviinsä paremmin.
Nykyään suurin osa tuesta luonnistuu etäyhteyksin.
“Palvelinasiat oli sellaisia, että aika vähän sille pystyi tekemään mitään etätyönä. Piti tulla tänne toimistolle, pistää läppäri kiinni palvelimeen ja katsoa sitä kautta”, Virpi kertoo.
Lopputuloksena jokaisen PK-yrityksen unelmainfra
Parissa kuukaudessa kaikki kehitysvelat saatiin kuitattua, ja nykyään Doranovan IT seilaa PK-yritysten aallonharjalla.
IT:n ylläpito hoituu nykyään kätevästi kuukausihinnalla: kaikki tieto on 100 % pilvessä, arjen työ hoituu Microsoft 365 Business Premium -työkaluilla, ja laitteetkin hankitaan Tietokeskuksen kautta modernisti palveluna.
“Aiemmin leasingit tulivat erinäisiltä leasing-yhtiöiltä, ja niitä laskuja tuli sieltä, täältä ja tuolta. Sellainen sumpliminen on jäänyt nyt kokonaan pois.” Doranovalla voidaan siis aidosti nostaa lapaset ilmaan IT:n osalta.
“Nämä välineet mahdollistaa liikkuvan työnteon hyvin joustavasti edelliseen verrattuna. Monesti VPN-yhteyden ottaminen ei vaan onnistunut ja työntekijä joutui soittamaan minulle tänne toimistolle, että viitsinkö käydä hakemassa tiedoston ja lähettää sen sähköpostiin. Nyt sitä ongelmaa ei ole lainkaan”, Virpi tiivistää.
“Tietokeskus on osannut antaa meille vinkkejä semmoisista työkaluista, jotka ovat olleet meille hyödyllisiä. Se on ollut varmaan se suurin etu, että kun me kerrotaan ongelma, he etsii meille ratkaisun siihen.”
