Ammattikeittiöihin erikoistunut Metos on alkanut hankkia IT-laitteita Tietokeskuksen verkkokaupasta.
Itsepalvelu verkkokaupassa on sujuvoittanut Metoksen IT-laitehankintoja. Sen sijaan että IT-osasto tilaisi puhelimet ja oheistarvikkeet, jokainen työntekijä voi hankkia tarvitsemansa työvälineet itse Tietokeskuksen verkkokaupasta. Verkkokauppaan kirjautuva käyttäjä tunnistetaan Microsoftin Entra ID:n avulla, mikä mahdollistaa sujuvan kirjautumisen palveluun suoraan.
– Olemme todella tyytyväisiä siihen, että loppukäyttäjät pääsevät tekemään omat laitetilauksensa. Pääsemme määrittelemään ennalta sopimusvalikoiman, josta työntekijät voivat valita tarvitsemansa tuotteet. Jos valikoimasta puuttuu jotain, voi tuotteita etsiä esihenkilön kanssa koko verkkokaupan valikoimasta eikä IT-osastoa tarvita tähän väliin, Metoksen IT-päällikkö Toni Tolonen kertoo.
Itsepalvelu on myös loppukäyttäjän etu
Tilausvastuun siirtyminen IT-osastolta loppukäyttäjälle on ollut Metokselle tuotteiden hinnan lisäksi ratkaiseva tekijä siinä mistä laitteet hankitaan.
– Nimenomaan itsepalvelu sai kääntymään IT-laitteiden tilausvolyymin Tietokeskuksen suuntaan.
Kyseessä ei ole vain IT-osaston etu, vaan itsepalvelu hyödyttää myös loppukäyttäjää.
– Paitsi että osa ihmisistä pitää itsepalvelusta, se tarkoittaa loppukäyttäjälle myös laitteiden nopeampaa toimitusta. Aikaisemmin tarviketilaukset käsiteltiin muiden palvelupyyntöjen tavoin, kiireellisyysjärjestyksessä. Tästä aiheutui turhaa viivettä tämäntyyppisiin palvelupyyntöihin – nyt tilaukset saadaan toimitettua muutamassa päivässä, kun henkilö voi tilata tarvisemansa tuotteen itse.
Automatisoitu hyväksyntäketju kevensi tilausprosessia
Verkkokauppatilausten hyväksyntäketju Tietokeskuksen verkkokaupassa on automatisoitu. Henkilön tilattua tuotteet käynnistyy automaattinen tilauskäsittely, jossa esihenkilö joko hyväksyy tai hylkää tilauksen. Hyväksyntäketju on dokumentoitu ja hyväksynnästä jää jälki.
Tilauksen hyväksymisen jälkeen tilaus lähetetään loppukäyttäjälle. Tuotteet voi tilata joko yrityksen toimipisteeseen tai käyttäjän määrittelemään osoitteeseen, vaikkapa kesämökille.
– Suuri muutos on ollut myös siinä, että nyt esihenkilö IT-osaston sijaan päättää, uusiako puhelin vai ei. Esihenkilöitä on koulutettu siihen, että he osaavat arvioida laitteiden uusimistarpeen ja he myös näkevät, milloin edellinen tuote on hankittu, jos se on hankittu Tietokeskuksen verkkokaupasta. Näin laitehankintojen kustannukset eivät ole lähteneet nousuun.
– Sisäisesti meillä tämän muutoksen keskeinen viesti oli, ettei tarvitse olla “ATK-ihminen” vaikka tilaa “ATK-tarvikkeita”. Tarvittaessa IT konsultoi esihenkilöitä tai loppukäyttäjiä.
Toimintatavan muutos on onnistunut hyvin. Työntekijät merkitsevät tilauksiin viitteeksi esihenkilönsä nimen, jolloin laskut kulkeutuvat organisaation sisällä oikeille kustannuspaikoille.
Oma yhteyshenkilö huolehtii asiakkaan tarpeista
Yhteistyö Tietokeskuksen yhteyshenkilön Jan Ahon kanssa on sujunut jouhevasti.
– Yhteyshenkilömme on aktiivinen ja saa asioita aikaan. Meille on jäänyt tunne siitä, että asiakkuudellamme on merkitystä.
