Suuremmissa organisaatioissa on monta rautaa tulessa, eikä Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä ole tässä poikkeus. IT:n aika valuu helposti arjen pyörittämiseen, kuten työasemien ja laitteiden hallintaan. JEDU on kuitenkin onnistunut sujuvoittamaan toistuvia tehtäviä verkkokaupalla ja Power Automatella, joka otettiin käyttöön Tietokeskuksen konsulttien avustuksella.
“Suurin osa meidän ajasta menee työasemakuvioihin”
Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä eli JEDU tarjoaa koulutuspalveluita seitsemällä eri paikkakunnalla Pohjois-Pohjanmaalla. Klusterin piiristä löytyy yhteensä noin 3000 opiskelijaa ja 320 henkilökunnan jäsentä. Heidän IT-asioitaan hoidetaan kymmenen hengen tiimin voimin.
Tällä hetkellä JEDUn IT keskittyy tietohallintopäällikkö Arto Veikkolan mukaan pääosin perusarjen pyörittämiseen, kuten työasemien ja laitteiden hallintaan.
– Suurin osa meidän ajasta menee työasemakuvioihin. Meillä on paljon ATK-luokkia ja lisäksi jokaisella henkilöstön jäsenellä on oma tietokone. Meidän arkea on laitteiden uusiminen ja sen varmistaminen, että kaikki nämä pysyy kunnossa.
Tästä huolimatta haavekuplissa siintää erilaiset kehitystoimenpiteet. Arton mukaan IT:n tavoitteena on virtaviivaistaa asioita ja varmistaa että IT palvelee opetusta parhaalla mahdollisella tavalla.
Tässä kohtaa kuvioon astuu kumppaneilta saatava hartia-apu, jonka avulla IT-tiimi pääsee keskittymään ydintehtäviinsä.
Tietokeskuksen verkkokauppa helpottaa yksittäisten laitteiden tilausruljanssia
Julkishallinnon hankinnat ovat toisinaan varsinaisia viidakkoja, mutta JEDUlla on onneksi löydetty tähän kelpo ratkaisu: isommat laite-erät tilataan kuntahankintojen yhteisten hankintasopimusten kautta, ja pienemmät tilaukset tehdään sujuvasti verkkokaupasta.
– Meillä on Hanselin sopimus, joka on tuonut helppoutta hinnoitteluun. Sen ansiosta pääsemme suoraviivaisemmin ostamaan asioita, kun meillä on kilpailutukset kunnossa, Arto kertoo.
Suuremmista ATK-luokkahankinnoista, sekä Nivalan toimipisteen tilauksista vastaa talon oma ICT-asiantuntija Jani Silvola.
– Kun on tehty isompi kilpailutus, niin olen kilpailuttanut näitä puitesopimusten eri toimittajia, elikkä koonnut meidän hankinnat yhteen ja pyytänyt eri toimijoilta tarjoukset niistä.
Pienemmät hankinnat hän on aiemmin hoitanut puhelimitse tai sähköpostilla, mutta tänä vuonna tilausrumbaa on helpottanut Tietokeskuksen verkkokauppa: enää Janin ei tarvitse joka kerta odotella laitetoimittajan vastausta, vaan tilauksen saa samantien ostoskoriin.
Kun laitteille on kertaalleen sovittu kiinteä hinta, voi ne tilata verkkokaupasta parilla klikkauksella.
– Onhan se nyt siinä mielessä aika helppoa, että jos me ollaan kilpailutettu jokin tuote, niin sitä on voinut ostaa verkkokaupasta jatkossakin samaan hintaan, Jani tiivistää.
– Olen tyytyväinen kaikkiin tehtyihin kauppoihin. Minusta ainakin tuntuu, että hinnat on ollut kohdillaan ja eihän sitä muuten kauppaa tehdä, jos tarjoukset eivät ole sellaisia, että niillä pärjää kilpailussa.
Vastuumyyjä auttaa valitsemaan JEDUlle parhaiten sopivat tuotteet
Laitteiden valinta on yksi työläimmistä tehtävistä organisaatioiden laitehankinnoissa. Teknologia kiitää sellaista vauhtia eteenpäin, että parhaan vaihtoehdon löytäminen omin voimin on usein uuvuttavaa.
Janin mukaan yksi Tietokeskuksen verkkokaupan selkeistä eduista onkin se, että taustalta löytyy JEDUlle nimetty oma asiantuntija, jonka puoleen voi aina kääntyä.
– Myönnän että en ehdi perehtyä hirveästi kaiken maailman härpäkkeisiin. Silloin odotan meidän myyjältä osaamista. Että jos tarvitsemme nyt tämmöisen laitteen, niin myyjä etsii meille sen sopivan, enkä ota summassa verkkokaupasta jotain sinne päin.
Esimerkkinä tästä Jani mainitsee äskettäisen suuremman sankakuuloketilauksen.
– Niitä on niin monen hintaista ja laatuista, että kysyin että mikä olisi hyvä ja ei hirveän kallis. Kuulokkeissakin on kymmeniä, ellei satoja valmistajia, ja jokaisella muutama eri malli, eli hyvän löytäminen on melko vaikeaa, Jani toteaa.
Asiakkuudesta vastaavalta Juha Vesalalta hän sai ripeästi osuvan vinkin siitä, mikä kuulokemalli sopisi JEDUn tarpeisiin, ja näin ne saatiin nopeasti tilaukseen.
Vastuumyyjien lisäksi verkkokaupassa palvelee oma chat, josta myös voi kysäistä apua sopivan tuotteen metsästykseen.
Tehostartti Power Automaten käyttöön päivän pikakoulutuksella
Laitetilausten ohella JEDU on kääntynyt myös Tietokeskuksen konsulttien puoleen. Viimeisimpänä tavoitteena oli automatisoida arjen rutiineja, ja ottaa käyttöön Microsoftin Power Automate. Tähän kaivattiin taustatulta alan asiantuntijoilta.
– Tietokeskuksen peruskoulutuksella saatiin hyvä startti siihen. Tarvitsimme itseasiassa vain yhden päivän koulutuksen, kun me päästiin siitä niin hyvin alkuun. Hyvä kouluttaja osasi tuoda meidän asiat mukaan niin, että pääsimme meidän esimerkeillä eteenpäin, Arto kertoo.
Koulutuksen ansiosta JEDUn oma IT osaa nyt rakentaa uusia automaatiokulkuja itsenäisesti. Power Automate onkin fiksu peliliike prosessien automatisointiin, sillä M365 tarjoaa monia mahdollisuuksia: kun ensimmäinen työnkulku on luotu, niin jatkossa uusien luominen on pitkälti saman asian kopiointia.
Power Automatesta on Arton mukaan ollut heille iso hyöty, sillä se on sujuvoittanut prosesseja ja raivannut aikaa kauan kaivatulle kehitystyölle.
– Meillä on tässä oikein urakoitu syksyn aikana. Power Automatella me säästetään aikaa perustyössä, ja päästään tekemään niitä vaikeampia kehitystehtäviä.
– Meillä on perusduuneja, joissa saattaa olla eri käytäntöjä eri paikkakunnilla. Niistä on nyt tehty tällaisia automaattisia prosesseja, joissa työnkulku ohjaa tekemistä niin, että se toimii kaikissa yksiköissä samalla tavalla.
Muun muassa uuden työntekijän prosessi on viittä vaille valmis automatisointiin.
– Kun uusi henkilö tulee taloon niin kaikki oleelliset osapuolet saavat viestin siitä, että nyt on uusi kaveri tulossa. Siellä on esimiehen hyväksyntä sille, mitkä käyttöoikeudet tulee mihinkin järjestelmään. Sitten lähtee kiinteistönhoitajalle viesti, että nyt pitäisi valmistella tällainen avain tai kulkuoikeudet, ja sitten tukipyyntö IT:lle, että taloon on tullut tällainen henkilö ja hänelle pitää lisätä tunnukset.
Nykyisten mahdollisuuksien ohella Arto pitää kiinnostuneena silmällä myös Automaten muita ominaisuuksia. Jos JEDUlla lähdetään hyödyntämään näitä lisäkilkkeitä tulevaisuudessa, kääntyvät he todennäköisesti jälleen Tietokeskuksen puoleen.
– Ollaan todettu, että se päivän koulutus kannattaa ottaa aina silloin tällöin. Kun tutkaillaan vähän jonkun opastuksella, ei tarvitse itse lähteä nollasta liikkeelle, ja pääsemme eteenpäin nopeammin.
