Riihimäen sivistyksen ja hyvinvoinnin toimiala on lähtenyt tehostamaan ensimmäisenä kaupunkiorganisaatiossa uusia ja tehokkaampia työtapoja yhdessä Tietokeskuksen konsulttien kanssa. Ykköstavoitteena on saada Teamsista enemmän irti.
Riihimäen kaupunki teetti Tietokeskuksella ensin modernin tietotyön auditoinnin. Auditoinnin tarkoituksena oli tunnistaa ne asiat, joilla voidaan parantaa tietotyöläisten tehokkuutta ja tuottavuutta. Tarkastelun kohteena olivat muun muassa M365-tuotteiden toiminnallisuudet, dokumentinhallinta, viestintä ja tiimityö, prosessien automatisointi sekä raportointi.
Modernin tietotyön auditoinnin jälkeen valmistui työpajatyöskentelyn pohjalta pelikirja uusista työtavoista SharePointiin. Tämän lisäksi Microsoft-lisensseihin sisältyvästä Viva Engagesta on tehty kaupungin sisäinen sosiaalinen media.
”Yhteistyö Tietokeskuksen kanssa on sujunut erittäin hyvin. Olen saanut asiantuntijalta paljon apua ja oivalluksia, miten tekninen ympäristö kannattaa rakentaa pilveen. Kouluttajana toiminut henkilö on ollut erittäin pidetty: miellyttävä ja osaava.”
Minna Rautiainen, Riihimäen kaupungin ICT-asiantuntija
Modernin tietotyön auditointi tuotti tiekartan
Keväällä 2023 modernin tietotyön auditoinnissa kävi ilmi, että tiedostoja oli tallennettuna verkkolevyille, Sharepointiin ja koneiden C-asemille, ja että Teamsia ei ollut varsinaisesti lanseerattu käyttöön ja se oli lähinnä kokous- ja chat-käytössä. Modernin tietotyön auditoinnin lopputuotoksena oli tiekartta, jonka perusteella sovittiin askelmerkit tiedostojen siirtämiseksi palvelimelta pilveen sekä Teamsin käyttöönottoon ja myöhemmin itse Teamsin käyttöön liittyen.
Tämä monelle organisaatiolle tyypillinen tilanne vaati toimenpiteitä, jotta olemassa olevat lisenssit eivät jäisi hyödyntämättä. Niinpä Riihimäellä päätettiin perustaa pilottiryhmä sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialalla uusien työtapojen edelläkävijöiksi.
”Noin 15 henkilön ryhmässä on muun muassa hallinnon, opetuspalveluiden, varhaiskasvatuksen sekä vapaan sivistystyön henkilökuntaa, eli hyvin monenlaisia työnkuvia sisältävä joukko. Vaikka nämä kaikki tekevätkin tietotyötä, heidän yksiköissään on paljon ihmisiä, jotka eivät työkseen istu koko päivää tietokoneen edessä”.
”Sivistyksen ja hyvinvoinnin toimialalta uudet työtavat on tarkoitus jalkauttaa yli tuhatpäisen kaupunkiorganisaation muihin osiin.”
Tietotyön pelikirja sisältää ohjeet niin uusiin työskentelytapoihin kuin itse sovelluksiin
Pilottiryhmä loi työpajatyöskentelyn avulla pelikirjan Teamsin tehokäyttöön. Pelikirja antaa ohjeita koko työyhteisön työtapoihin sekä sisäiseen viestintään. Siinä määritellään mm. mistä tiedostojen tulee löytyä ja kuinka ne on nimettävä. Kattava ja helppokäyttöinen SharePoint-pohjainen pelikirja syntyi kuuden puolen päivän työpajan tuloksena.
”Koostimme pelikirjan niin, että erilaiset työnkuvat tulee huomioitua ja että kokonaisuus on käyttäjälle mahdollisimman selkeä. Samasta SharePoint-työtilasta löytyvät ohjeet pelisääntöjen ja toimintapojen yhtenäistämiseen, viestintään ja yhteistyöhön tiimeissä sekä sovellusten käyttöohjeet.”
Teamsin tehokäyttö selkeyttää viestintää ja tekee tiedosta helpommin löydettävää.
”Viestintävälineiden vähentyessä tietoa ei tarvitse etsiä WhatsAppista, sähköposteista tai tekstiviesteistä, vaan keskustelut pyritään keskittämään Teamsiin. Vältämme näin tietokatkokset, kun tieto ei ole vain ihmisten omilta laitteilla.”
Viva Engagesta kaupungin sisäinen sosiaalinen media
Työtapojen uudistuksen yhteydessä koko kaupunkiorganisaatiossa siirryttiin syksyllä 2024 Microsoft-lisensseihin sisältyvään yhteisöpalvelu Viva Engageen. Aiemmin Riihimäellä oli käytössä maksullinen Meta Workplace, joka tullaan ajamaan alas vuonna 2025. Käyttöönotolla saavutettiin siis myös kustannussäästöjä.
”Viva Engagen tyyppiselle sisäiselle sosiaaliselle medialle on kaupungilla monenlaista käyttöä. Julkaisukynnys on intranettiä matalampi ja ihmisten huomio on helppo herättää. Saamme nopeasti lähetettyä häiriötiedotteet, jaettua kuvat tiimipäivästä ja kysyttyä neuvoa vaikkapa eri yksikössä työskenteleviltä kollegoilta.”
”On helppoa, että työpaikan sisäinen some löytyy suoraan Outlookin tai Teamsin toimintapalkista, joten päivitykset ja ihmisten kuulumiset on helppo tarkastaa työtä tehdessä.”
Etsitkö keinoja tehostaa tietotyötä organisaatiossanne?
Pyydä konsulttimme avuksi ja tehostetaan yhdessä työn tuottavuuttanne!