Työasemien ylläpitäminen, huoltaminen ja vaihtaminen vie usein kohtuuttoman paljon aikaa, varsinkin jos laitteita on satoja tai tuhansia. Työmäärää vähennetään ja työasemien hallintaa virtaviivaistetaan hankkimalla laitteet PCaaS-palveluna. Näin toimivan työaseman saa yhdeltä kumppanilta, ja perästä seuraa vain yksi kuukausilasku. Palvelun voi hankkia lokakuusta 2021 lähtien myös Hanselin kautta.
Työasemien hankkiminen työntekijöille, niiden huoltaminen, vaihtaminen ja elinkaaresta huolehtiminen vievät usein paljon tietohallinnon aikaa, etenkin jos organisaatiossa on useita satoja tai tuhansia laitteita. Takuut, leasing-ajat ja vakuutukset ovat joka laitteella eri mittaiset, ja laitevaihdot ja -hankinnat usein suunnitellaan itse.
Vastassa voi olla useampi kumppani, jolloin sekä laskujen että laitteiden perässä on vaikea pysyä. Käytännössä laskuja tulee useammalta taholta eri aikaan, ja vaikka laitteella olisi yksi laitekumppani, joka asentaa ja tuo sen paikan päälle, ylläpitoon tarvitaan toinen. Kolmas hoitaa esimerkiksi leasing-sopimusta.
Varsinainen sekasotku on valmis siinä vaiheessa, kun suhdanteet, fuusiot, tai vaikkapa yrityskaupat liikuttavat organisaation kokoa. Kun ihmisiä lähtee, tietohallinnolla on pöydällään yllättäen läjä koneita, joita ei voi palauttaa mihinkään. Ja taas toisaalta organisaation kasvaessa tarvitaan toimivia työasemia nopeasti, joskus enemmän kuin kaupasta on sillä hetkellä saatavilla.
Myös taloushallinto helisee – ensimmäisessä tapauksessa tarvittavat säästöt laimenevat, ja jälkimmäisessä budjetit paukkuvat.
Virtaviivaista laitehallinta yhden kumppanin PCaaS-mallilla – hanki Hanselin kautta
Yhden kumppanin kuukausilaskutteisessa mallissa laitehallinta helpottuu huomattavasti. Se sisältää kaiken, mitä tarvitaan, jotta työntekijälle saadaan toimiva työasema ja hän voi aloittaa työt heti.
“Tietokeskukselta saat aidosti kuukausilaskutteisen työaseman. Palveluun on mahdollista sisällyttää niin laitteen asentaminen käyttökuntoon kuin sen ylläpito, logistiikka, käyttäjän koulutus sekä laitteen kierrätys tietoturvallisesti ja ympäristöystävällisesti”, Tietokeskuksen julkishallinnon liiketoimintajohtaja Juha Vesala kertoo.
Tietokeskuksen PCaaS-palvelu eroaa organisaatioiden tavallisesti käyttämistä vuokra- tai leasing-mallista siinä, että siihen ei liity rahoitusmalleja tai erillisiä lisämaksullisia palveluita.
“Asiakkaalla on siis aidosti yksi kumppani ja yksi kuukausilasku”, Vesala summaa.
Tietokeskuksen palvelu on lokakuusta 2021 lähtien mahdollista hankkia myös Hanselin kautta, johon on tulossa osto- ja vuokralaitteiden lisäksi mahdollisuus hankkia työasemat palveluna.
Miten työasemat palveluna toimii?
“Organisaation tarpeet ja tilanteet saattavat muuttua nopeastikin esimerkiksi fuusioiden, yrityskaupan tai vaikkapa koronapandemian takia. Tietokeskuksen PCaaS-palvelu joustaa myös alaspäin. Se toimii kuin mikä tahansa as a Service -palvelu – kun tarve muuttuu tai lakkaa kokonaan, tilaustakin voi muuttaa tai sen voi katkaista”, Vesala valottaa.
Tietohallinnon työmäärä vähenee huomattavasti, kun kumppani huolehtii laitehallinnan yksityiskohdista. Vallankumouksellista palvelussa on joustavuus organisaation koon mukaan sekä ennustettavuus, jonka se tuo tietohallinnon budjetointiin. Palvelu räätälöidään organisaation tarpeisiin sopivaksi, ja se skaalautuu tarvittaessa sekä ylös- että alaspäin.
“Palvelun ytimessä on tiedolla johtaminen. Tämä tarkoittaa, että edistyneiden järjestelmiemme avulla tiedämme, kenen käytössä ja missä koneet ovat. Ja myös missä kunnossa ne ovat”, Vesala jatkaa.
Näin työasemien vaihtaminen ei perustu vaikkapa leasing-sopimusten loppumiseen, vaan niitä uusitaan todellisen tarpeen mukaan.
Saaristokaupunki Parainen vaihtoi leasingkonerumban palvelulaitemalliin.
Ennustettavuutta ja skaalautuvuutta budjetointiin
Työasemien hankkiminen palveluna tuo siis roiman annoksen ennustettavuutta tietohallinnon työasemakuluihin. Se säästää myös aikaa, kun laitteet voidaan tilata suoraan Tietokeskuksen verkkokaupasta. Tarvittaessa Tietokeskus luo integraation organisaation omista järjestelmistä verkkokauppaan, jolloin laitteiden tilaaminen lyhyelläkin varoitusajalla on entistäkin helpompaa.
“Laitekustannukset on järkevää yhtenäistää ja laskea, kuinka monta euroa vuosikustannukset ovat per toimihenkilö. PCaaS-palvelussa sovitaan kiinteät hinnat yrityksen vakiolaitteille. Kun uuden työntekijän laitteet saa tilattua nappia painamalla monimutkaisen sähköpostiruljanssin sijaan, säästetään aikaa ja rahaa”, Vesala neuvoo.
Puskurivarastointi takaa, että laitteita löytyy
Joskus voi käydä myös niin, että työntekijän toivomaa työasemaa ei löydykään suoraan hyllystä, vaan sitä joudutaan odottelemaan tehtaalta pidemmänkin aikaa.
Koronan aikana läppäreiden kysyntä kasvoi yhtäkkiä moninkertaiseksi, ja niistä on ollut pulaa. Kun komponentteja ei ole saatavilla, tehtailta ei yksinkertaisesti valmistu niin paljon laitteita kuin olisi kysyntää. Pahimmassa tapauksessa toimihenkilön työkonetta saatetaan joutua odottelemaan kuukausiakin.
“Me varmistamme organisaation laitehankinnat lyhyelläkin varoitusajalla pitämällä puskurivarastoa vakiomalleista. Kuukausilaskutteisessa palvelussa asiakas ei siis jää pulaan tai varakoneiden varaan, vaan me pystymme toimittamaan laitteen myös silloin, kun muualla tarjotaan eioota”, Vesala lupaa.
Laitteet tietoturvallisesti kiertoon
PCaaS-palvelussa Tietokeskus pitää huolen yhteistyössä asiakkaan kanssa siitä, että laitekanta pysyy jatkuvasti tuoreena ja toimivana. Mikäli laite vioittuu, eikä sillä pysty enää tekemään töitä, tilalle toimitetaan uusi ja toimiva työväline. Tietokeskuksella on myös laajasti eri merkit kattava huoltopalvelu.
Laitteet saattavat tulla elinkaarensa päähän vähän eri aikoihin riippuen niiden käyttökohteesta ja esimerkiksi akun rasituksesta. Leasing-kausi ei välttämättä vastaa koneen oikeaa elinkaarta, jos kone on hyvin kevyellä käytöllä. Palvelun myötä koneet vaihdetaan vasta sitten, kun siihen on todellinen tarve.
“Kyse on myös ympäristöystävällisyydestä ja kiertotalouden edistämisestä. Suurin määrä energiaa kuluu laitteen valmistamiseen. Mitä pidempään pystymme laitetta hyödyntämään, sen pienemmäksi hiilijalanjälki muodostuu laitteen elinkaarelle”, Vesala summaa.
Kun laite on tullut elinkaarensa päähän, Tietokeskus huolehtii sen ympäristöystävällisestä ja tietoturvallisestä kierrättämisestä.
Jos kaipaat helppoutta, tehokkuutta ja ennustettavuutta laitehankintaasi, perehdy tarkemmin PCaaS-palveluumme.
ajankohtaista
Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) on hyväksynyt yrityskaupan, jossa Tietokeskuksesta tulee Enfon omistaja. Kauppa toteutettiin 4.12.2024. […]
Analysoitko usein pitkiä Word-dokumentteja? Jos dokumenttien käsittely tuntuu turhauttavalta ja aikaavievältä, M365 Copilot tarjoaa modernin ratkaisun.
Käymme jutussa läpi Microsoftin muistiinpanosovellukset ja tehtävälistatyökalut, joiden avulla pidät kaikki tärkeät asiat hallinnassa.