Tietokeskus

Blogi

IT-budjetoijan muistilista

Tietokeskuksen toimistolla

Mitä PK-yrityksen IT-budjetoinnissa tulisi ottaa huomioon ja miten urakkaa voi helpottaa? Tässä näppärä muistilista, joka on hyvä plärätä läpi, kun budjetointiurakka lähestyy.

Rakenna budjetille vakaa pohja
Tietoturvan jatkuvan kehittämisen tarve kasvaa
Zero-based budgeting – mieti, mitä todella tarvitsette
Lisenssien auditoinnilla suuria säästöjä
Erottele pakolliset ja kehityskulut toisistaan
Laske IT-laitteiden tarkat kustannukset henkilöstömallinnuksella
Lisää ennakoitavuutta ja skaalautuvuutta kuukausilaskutteisilla palveluilla
Neuvottele laitteille sopimushinnat

Rakenna budjetille vakaa pohja

Ennen kuin lähdet lätkimään lukuja taulukkoon, varmista, että tiedät vastaukset näihin kysymyksiin:

1) Mitkä ovat johdon odotukset ja tavoitteet eli mitä yrityksessä halutaan kehittää tulevaisuudessa. Parhaassa tapauksessa strategia ja budjetointi kulkevat kauniisti käsi kädessä. Siispä ATK ja sen budjetti täytyy linkittää tiiviisti siihen, mitkä ovat yrityksen strategian keihäänkärjet.

Pohdi siis:
→ Millaista kasvua haluatte tehdä ja missä asiakas-/tuotesegmentissä?
→ Miten voit tehostaa kuluja ja parantaa asiakaskokemusta IT:n avulla? (Mm. robotiikkaa, automaatiota ja läpinäkyvyyttä hyödyntämällä)

2) Miten IT viestii liiketoiminnan kanssa eli miten IT:n pitäisi palvella strategiasta ja sen tavoitteista kumpuavia tarpeita. Liiketoiminnan ja IT:n välillä täytyy olla selkeä keskusteluyhteys siitä, mitkä ovat myynnin ja tuotannon kehityshankkeet, ja miten IT voi tukea niitä erilaisten järjestelmien ja integraatioiden avulla.

Lue lisää: IT-konsultointi apunasi IT-ympäristön kehittämisessä

Tietoturvan jatkuvan kehittämisen tarve kasvaa

Yritysten pitäisi panostaa tietoturvan jatkuvaan kehittämiseen huomattavasti enemmän kuin nyt tehdään. Käännä siis kertaluontoiset kehittämisprojektit jatkuvuudenhallinnan jatkuvaksi prosessiksi, jossa ympäristö on jatkuvasti sellaisessa kunnossa, etteivät hyökkääjät pääse murtautumaan järjestelmiin.

Tiedätkö esimerkiksi, mikä yrityksenne Microsoft Secure Score on? Tiedätkö, mikä sen pitäisi olla? (vink, katso aiheeseen liittyvä webinaaritallenne)

Enää ei voi myöskään olettaa, että softan palvelukäyttöön ottaminen pilvestä olisi automaattisesti tietoturvallista, vaan perusinfran tietoturvallisuuteen täytyy jatkossa entistä enemmän kiinnittää huomiota. Tämä on helpointa hoitaa hankkia kumppani, joka pystyy tekemään IT-ympäristön jatkuvaa kehittämistä. Tämä voi tuntua suurelta varaukselta budjettiin, mutta IT-ympäristön tietoturvan rikkoutuminen voi tarkoittaa yritykselle pahimmillaan koko toiminnan loppumista.

Lue lisää: Tietoturvapalvelut

Zero-based -budjetointi: mieti mitä oikeasti tarvitsette

Kaikkien todennäköisyyksien mukaan myös sinun IT:si maksaa tällä hetkellä jostain turhasta.

Teknologia ja sitä myötä ATK-työkalut kehittyvät kovaa vauhtia eteenpäin ja niiden uusimmista mahdollisuuksista on vaikea pysyä kartalla. Siksi tyypillisesti jokaisesta talosta alkaa ajan myötä löytyä työkaluja, joita voisi hyödyntää tehokkaamminkin tai kuopata turhina rahareikinä.

Mieti siis, millaisia asioita hankkisit, jos aloittaisit IT:n rakentamisen täysin nollasta. Tee lista puhtaalta pöydältä, ja selvitä vastaako nykyinen ympäristönne näitä tarpeita. Toisin sanoen, puuttuuko paletista jotain oleellista tai maksatteko turhasta?

Tähän on hyvä ottaa avuksi ulkopuoliset asiantuntijasilmät. Näin saat:
a) kuulla millaisia mahdollisuuksia nykypäivän teknologia tarjoaa ja
b) puolueettoman ja rehellisen mielipiteen siitä, mistä karsia ja mihin panostaa. Harva kykenee kyseenalaistamaan oman tonttinsa, joten ulkopuolinen näkökulma tulee usein tarpeeseen.

Hukkakulujen esiin kaivaminen kannattaa ottaa säännölliseksi osaksi budjetoinnin rutiinia. Toista siis tämä syyssiivous aina parin-kolmen vuoden välein niin yrityksesi kassa (ja IT-ympäristö) kiittää.

Lisenssien auditoinnilla suuria säästöjä

Monelle yritykselle olisi helppoa ja nopeaa saada aikaan merkittävää säästöä lisenssikustannuksien optimoinnilla.

Lisensseihin ei välttämättä tarvita lisäinvestointeja, vaan ensin tulisi selvittää, kuinka tehokkaasti olemassa olevia lisenssejä käytetään. Yritykset käyttävät turhan myös lisenssityyppejä, jotka eivät ole niille parhaita mahdollisia.

Vuosittain tai aina Microsoftin muuttaessa lisensointiaan on hyvä “harjata lisenssit” eli käydä läpi yrityksen lisenssikanta ammattilaisen kanssa. Samalla voit keskustella myös, mitä kolmannen osapuolen ratkaisuja voisi korvata olemassa olevilla Microsoftin lisensseillä, esimerkiksi tiedostonjakoon ja tietoturvaratkaisuihin liittyen. Autamme valitsemaan yrityksellesi sopivan lisensointimallin Microsoft-tuotteille, oli sitten kyse infrastruktuuri- tai Azure-lisensseistä.

Erottele pakolliset kulut ja kehityskulut toisistaan

Kun tiedät miltä IT-infrasi näyttää tällä hetkellä, ja miltä sen pitäisi näyttää, tiedät mihin sinun tulee panostaa tulevan vuoden aikana.

Jaottele kuluissa erikseen IT:n pyörittämiseen uppoavat pakolliset kulut sekä kehitystyöhön panostettavat kulut.

Perus ATK on yleensä suht nopeasti käyty läpi, jos luvut ja ATK-puoli ovat tiedossa kokonaisuutena. Kehityskulujen setvisimeen menee yleensä hieman pidempään.

Muista kehityskuluja listatessa aiemmin läpikäydyt stepit, eli yrityksen johdon tavoitteet ja strategia. Mieti samalla, mitä tehdyt investoinnit tarkalleen ottaen tuottavat: säästöjä vai uusia liiketoimintamahdollisuuksia? Laske nämä tuotot auki euroiksi ja jaa ne yrityksen johdolle. Näin IT ei jää johtoportaan ajatuksissa pelkäksi kulueräksi, vaan siitä muodostuu liiketoiminnan kiihdyttäjä.

Varmista, että huomioit kaikki osa-alueet. IT:llä kuluu rahaa yleensä mm. seuraaviin asioihin:

Laske IT-laitteiden tarkat kustannukset työntekijämallinnuksella

Laske IT-laitteiden vuosikustannukset yhden toimihenkilön tarkkuudella. Eli toisin sanoen selvittämällä paljonko yksi työntekijä kustantaa vuodessa.

Työvälineiden osalta toimistotyöntekijältä löytyy tyypillisesti läppäri, näyttö, telakka, hiiri, näppis, headset, tietokonelaukku, lisälaturi, kännykkä, suojakuori ja suojakalvo. Näissä on vaihtoväli tyypillisesti noin 3 vuotta. Perusmalleilla laskettuna se tekee siis karkeasti noin 675 € / henkilö / vuosi. Tee sama laskutoimitus teidän käyttämillänne laitemalleilla ja olet jo huomattavasti fiksumpi.

Huom! Jos teillä ei ole päätetty vielä vakiomalleja, kannattaa pistää se työlistalle. Näin osaat laskea tarkemmin paljonko uuden työntekijän välineet kustantavat. Niinpä jos yrityksen tavoitteissa on rekrytoida uusia henkilöitä, osaat budjetissa huomioida heistä IT:lle aiheutuvat laitekustannukset lähes eurolleen.

Lisää ennakoitavuutta ja skaalautuvuutta siirtymällä kuukausilaskutteisiin palveluihin

Skaalautuminen ja joustavuus on tämän päivän IT:ssä ykkösjuttu. Ajattele asiaa kysymällä itseltäsi, mitä tapahtuisi, jos yrityksesi liiketoiminta kasvaisi tai kutistuisi 30 % ensi vuoden aikana.

Ulkoistamalla IT:n osaavalle kumppanille saat kumppanin koko osaamisen käyttöösi ja saat juuri sitä osaamista mitä milloinkin tarvitset – perus-IT:n pyörittämisestä konsultointiin. Tietokeskuksella sitoudumme asiakkaidemme IT-ympäristöjen jatkuvaan ja tietoturvalliseen kehittämiseen ilman määräaikaisia sopimuksia.

Myös vendor lockiin jumiutuminen on iso riski. Jos teknologia vanhenee, maksat pahimmillaan useamman vuoden turhasta.

Siksi kannattaa siirtyä kuukausilaskutukseen kaikessa mahdollisessa. Tänä päivänä käytännössä kaiken ohjelmistoista laitteisiin ja IT-palveluihin saa kuukausilaskutuksella (ja jos ei, pohdi onko kyseinen palvelu tai tuote muutenkaan ajan tasalla).

Neuvottele laitteille sopimushinnat

Tarjoushaukkana toimiminen voi tuntua alkuun hyvältä idealta, mutta todellisuudessa se vie hemmetisti aikaa. Mieti siis tuoko tarjousten metsästäminen teille aidosti säästöjä, vai palavatko säästetyt eurot ylimääräiseen säätöön ja erilaisten laitteiden ylläpitoon.

Esimerkiksi budjetointi vaikeutuu kertaheitolla, jos suurin osa laitteista ostetaan tarjoushyllystä. Tällöin muun muassa tarkan työntekijämallinnuksen tekeminen on käytännössä mahdotonta.

Siksi laitekustannukset on fiksua yhtenäistää. Joidenkin toimittajien (kuten meidän, vink vink) kanssa on mahdollista sopia kiinteät hinnat yrityksen vakiolaitteille. Tällöin saat yleensä verkkokaupassa näkyviä hintoja hinattua hieman alemmaksi, ja säästät jatkossa aikaa, kun saat uuden työntekijän laitteet tilattua nappia painamalla monimutkaisen sähköpostiruljanssin sijaan.

Vaihtoehtoisesti kannattaa harkita laitekustannusten muuntamista kuukausikustannuksiksi.

Kysy lisää Tietokeskuksen sopimustuotteista

ajankohtaista