Oletko käyttänyt Exceliä muuhunkin kuin laskentataulukoihin – esimerkiksi yhteystietojen, laiteluetteloiden, palautteiden tai lomatietojen hallintaan?
Parempi vaihtoehto tiedon tallennukseen ja hallintaan voi olla Microsoft Lists. Vaikka olisitkin jo kuullut Lististä, kannattaa jatkaa lukemista, sillä tässä blogissa esittelemme Listsin uusimmat ominaisuudet ja vinkkejä sen tehokkaaseen käyttöön.
Mikä on Microsoft Lists ja miten se auttaa tiedon tallennuksessa?
Microsoft Listsin juuret ulottuvat vuoteen 2001, jolloin SharePointin luettelot esiteltiin. Lists on kuitenkin saanut täysin uuden itsenäisen sovelluksen ja uusia ominaisuuksia, joilla se on optimoitu tiedon tallennukseen. Microsoft Lists on rakennettu erityisesti tekstipohjaisen tiedon hallintaan ja tarjoaa loistavan vaihtoehdon Excelille, kun tarkoituksena on kerätä, järjestää ja tarkastella tietoa helposti.
Lista on rakenteeltaan samantyyppinen kuin Excel: jokainen rivi on oma tietueensa ja sarakkeissa on tietoja tietotyypeittäin (esimerkiksi nimi, yritys, titteli). Listassa toimii laskennan perusasiat: esimerkiksi sarakkeen summat ja määrät sekä yksinkertaiset kaavat. Uusia tietoja voi syöttää listaan yksitellen listan oman lomakkeen kautta, ja tai useita kerralla suoraan luettelonäkymästä.
Sarakkeen tyyppi määritetään luontivaiheessa (yksirivinen teksti, valikko, numero jne) ja sarakkeen voi myös määrittää pakolliseksi. Kukaan uutta kohdetta listaan lisäävä ei siis voi tallentaa kohdetta ilman, että pakolliset kentät on täytetty oikeassa muodossa.
Listassa on käytössä rivikohtainen versiohistoria, jolloin nähdään suoraan, kuka on käsitellyt kohdetta ja milloin. Excelissä tätä ominaisuutta ei ole, vaikka tekstimuotoisessa tiedossa muokkausten selvittäminen olisi joskus hyvinkin tarpeellista. Toki itse tiedostosta jää versiohistoria, mutta menee työlääksi selvittää, kuka muutti 237-rivisen tiedoston rivillä 57 olevan työntekijän Osasto-saraketta ja koska tämä tapahtui.
Uutena ominaisuutena Forms-integraatio tiedon keräämiseen
Tietoja listalle voi syöttää paitsi yksitellen tai oman lomakkeen kautta, nykyään myös Microsoft Forms -lomakkeen avulla. Microsoft Forms -integraatio mahdollistaa tiedon tallennuksen myös käyttäjiltä, joilla ei ole oikeuksia suoraan listaan. Forms-lomakkeiden avulla voidaan esimerkiksi kerätä palautetta tai vikailmoituksia ilman pääsyä varsinaiseen listaan.
Toinen loistava juttu Forms-lomakkeessa on, että siihen ei ole pakko lisätä pakollisia sarakkeita. Voit siis Forms-lomakkeen kautta kerätä vaikkapa vikatilanteita, ja määrittää listaan pakolliseksi sarakkeeksi Vikakohteen. Kun itse käsittelet uutta lisättyä kohdetta listassa, sinun on valittava Vikakohde, mutta käyttäjän ei tätä valintaa tarvitse tehdä.
Listojen monipuoliset näkymät helpottavat tiedon hallintaa
Microsoft Lists tarjoaa monia erilaisia näkymiä, joiden avulla voit visualisoida tietoa eri tavoin. Näitä näkymiä hyödyntämällä voit räätälöidä tietojen tarkastelua eri käyttötarpeisiin:
- Listanäkymä: Mukauttamalla listanäkymää saat tiedon ryhmiteltynä tai valmiiksi suodatettuna. Huomaa, että tämä näkymä ei hallitse tiedon tallennusta, mutta järjestely onnistuu.
- Kalenterinäkymä: Sopii aikataulujen ja projektien hallintaan.
- Taulukkonäkymä (Board view): Plannerista tuttu visuaalinen taulukko, joka sopii erinomaisesti työtehtävien seuraamiseen.
Näiden näkymien avulla voit hallita tiedon tallennusta ja järjestelyä helposti ja tehokkaasti.
Näin pääset alkuun Microsoft Listsin kanssa
Microsoft Lists tarjoaa valmiita malleja, joiden avulla pääset nopeasti alkuun. Kun listojen perusidea on tuttu, voit tuoda olemassa olevaa tietoa Excelistä ja muokata sitä listaksi. Lists toimii myös hyvin yhteen Power Appsin kanssa, jolloin voit jopa rakentaa täysin räätälöidyn käyttöliittymän tiedon tallennukseen ja hallintaan!
Microsoft Lists on tehokas työkalu tiedon tallennukseen ja hallintaan, joka tarjoaa monia mahdollisuuksia tiedon järjestämiseen. Nyt on hyvä hetki kokeilla, miten Microsoft Lists voi tehostaa tiedon tallennusta ja hallintaa!
Lue lisää: Microsoft 365 ja modernin tietotyön palvelut
Lue myös
Perinteisesti organisaatioissa IT:n rooli on ollut ylläpitävää. Käytännössä on siis huolehdittu siitä, että IT-infran perustoiminnot […]
Riihimäen sivistyksen ja hyvinvoinnin toimiala on lähtenyt tehostamaan ensimmäisenä kaupunkiorganisaatiossa uusia ja tehokkaampia työtapoja yhdessä […]