Perinteisesti organisaatioissa IT:n rooli on ollut ylläpitävää. Käytännössä on siis huolehdittu siitä, että IT-infran perustoiminnot ovat kunnossa ja ne toimivat päivittäisessä työskentelyssä. Kaikki on siis hyvin – vai onko sittenkään liiketoiminnan tukemisen kannalta?
IT-teknologia on viime vuosina ottanut valtavia harppauksia eteenpäin siirryttäessä perinteisistä on-premises -palveluista pilvipalveluihin. Teknologian kehittyessä suurimpia voittajia ovat olleet ne, joille IT-infran jatkuva kehittäminen on ollut suunnitelmallista ja teknologian mahdollisuuksia on pystytty tuomaan suoraan liiketoiminnan tarpeiden tukemiseksi. Kustannuksia on samalla pystytty optimoimaan ja jo maksettujen lisenssien hyödyt on pystytty suunnitelmallisesti maksimoimaan. Täten helposti skaalattavan IT-infran kunnossa oleminen ja jatkuva kehittäminen on mahdollistanut modernit 2020-luvun työskentelymahdollisuudet turvallisessa ja samasta paikasta hallittavissa olevassa M365 ympäristössä.
Pilvitransformaation tässä kontekstissa onkin siis aika keskittyä tuottavan tietotyön modernisoimiseen ja sitä kautta liiketoimintaprosessien tehokkaampaan tukemiseen.
Mitä moderni tietotyö on käytännössä
Modernista tietotyöstä puhuessa keskitytään IT-infran sijasta ”konepellin päällä” oleviin asioihin.
- Kuinka sujuvaa on sisäinen viestintä ja tiimityö, entä onko ulkoisen viestinnän tavat yhteneväisiä?
- Miten dokumentinhallinta tukee ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatonta tietotyöskentelyä turvallisuuden siitä kärsimättä?
- Onko prosessien automatisoinnissa huomioitu M365 ympäristön Power Platform -työkalujen hyödyntäminen laaja-alaisesti liiketoiminnan tueksi?
- Entä onko exceleiden sijasta tiedolla johtamisen apuvälineinä modernit Power BI -raportit päätöksenteon tukena?
Kun näihin kaikkiin yhdistetään mukaan vielä tekoälyn eli AI:n (Artificial Intelligence) tuomat mahdollisuudet, niin voimme puhua kokonaisvaltaisesta muutoksesta työtapojen modernisoimiseksi. Käytännössä siis puhutaan liiketoimintaa tukevien asioiden tehokkaammista työtavoista, jotta työntekijöillä jää aikaa enemmän sekä varsinaisten työtehtävien suorittamiseen että ajattelemiseen.
Modernin tietotyön kehittäminen organisaatiossa
Modernin tietotyön jatkuva kehittäminen tarvitsee onnistuakseen johdon sitoumuksen ja avainhenkilöiden aktiivisuuden. Parhaimmat lopputulokset saavutetaan sillä, että modernin tietotyön kehittämisestä tehdään koko organisaatiota koskeva strateginen hanke.
Tiekartan avulla lähdetään tekemään jatkuvaa muutosta työn tuottavuuden kehittämisessä liiketoiminnan tarpeiden tukemiseksi. Sen kehittymistä seurataan ja analysoidaan tasaisin väliajoin, jolloin tiekarttaan voidaan tehdä tarvittavia muutoksia kulloisenkin tilanteen mukaisesti. Kehittämistyön aikana sekä omat tarpeet että tavoitteet selkeytyvät, jonka pohjalta keskitytään löytämään aina oikeat ongelmat organisaatiosta.
Modernin tietotyön kehittämisellä saadaan sekä aitoa lisäarvoa että hyötyä organisaatiolle ja prosesseille. Jatkossa sovellukset tukevat päivittäistä työskentelyä niin liiketoimintaprosessien automatisoinnin kuin tiedolla johtamisen apuna. Tietoa on helppo jakaa niin organisaation sisällä kuin ulkopuolelle tietoturvallisesti ja tieto on helposti löydettävissä. Koskaan ei ole kuitenkaan tarpeeksi aikaa ja rahaa laittaa kaikkea kuntoon, niin siksi jatkuva suunnitelmallinen kehitystyö auttaa myös hankkeiden priorisoinnissa.
Tietotyön kehityksellä tavoitellaan parannuksia
- Työn sujuvuuteen ja arjen haasteisiin
- Organisaation toiminnan tehokkuuteen
- Työntekijöiden tyytyväisyyteen ja työnteon joustavuuteen
- Tietoturvalliseen työntekoon ja tiedon suojaamiseen
Eikä modernin tietotyön kehitys pidä rajoittautua vain tietotyöläisiin, vaan siinä tulee huomioida myös suorittavan työn tekijät. Usein suurimpia säästöjä Power Platform -työkaluilla saavutetaan juuri tässä ryhmässä, joka muodostaa 80 % maailman globaalista työvoimasta. Työtapojen tehostumisen seurauksena säästyy rahaa, ja samalla organisaatiossa on tyytyväisempiä työntekijöitä.
Miten modernin tietotyön kehittäminen eroaa IT-infran kehityksestä
Siinä missä organisaation IT-infran kehittäminen on pääosin IT-osaston ja IT:stä vastaavien käsissä, niin ”konepellin päällä” olevia asioita kehitetään ensisijaisesti liiketoiminta edellä kaikille muille paitsi IT:lle. Kehitystyö koskee normaalisti:
- Työn tuottavuuden tehostamista eri M365 työkaluilla
- Liiketoimintaprosessien automatisointia ja ketteriä sovelluksia täsmätarpeisiin
- Tiedolla johtamista
Näillä haetaan aitoa hyötyä ja lisäarvoa jokapäiväiseen työskentelyyn kehittämällä juuri kyseisen yrityksen tarpeita vastaavaa viestintäkeskeisestä dokumentinhallintaa, liiketoimintaprosessien automatisointia ja tiedolla johtamista.
Siinä missä ”konepellin alla olevissa hommissa” mahdollisesti käytettävä ulkopuolinen konsultti työskentelee pääasiassa asiakkaan IT:stä vastaavien henkilöiden kanssa, niin modernin tietotyön kehityshankkeissa useimmiten työparina on asiakkaan avaintoiminnoista vastaavia henkilöitä HR:stä, taloudesta, tuotannosta, myynnistä ja markkinoinnista jne…
Microsoft 365 ja moderni tietotyö
Liiketoimintaasi parhaiten tukevat työkalut ja teknologiat hallitusti koko organisaation käyttöön.
Modernin tietotyön kehittämisen kumppani
Mikäli organisaatiossanne pilveen siirtyminen on ollut vain puolittaista esimerkiksi tiedostopalvelimen suhteen, tai sitten Teams-otettiin viestintävälineeksi koronan sanelemasta pakosta täysin suunnittelematta – niin ei hätää. Koskaan ei ole myöhäistä laittaa asioita kuntoon asiantuntijan avulla. Autamme myös mielellämme yksittäisissä kehityshankkeissa modernin tietotyön saralla, koskevat ne sitten viestintää & tiimityötä, dokumentinhallintaa, automatisointia tai raportointia. Hyvä on kuitenkin huomioida se, että mikäli olet ensisijaisesti kiinnostunut hyödyntämään tekoälyä organisaatiossasi, niin kannattaa laittaa ensiksi perusasiat kuntoon. Urheilutermein ei kannata suunnata ensimmäiseksi koneälyn pariin, mikäli ”metrin syöttö menee kolme metriä ohi”. Tällöin jää suurin hyöty tekoälystä saavuttamatta työn tuottavuudessa.
Tietokeskuksella olemme yhden yhteydenoton päässä auttamaan organisaatiotasi sekä IT-Infran modernisoinnin että tuottavan tietotyön kehittämisessä. Olemme valmiita auditoimaan järjestelmänne ja tekemään sen pohjalta ehdotuksen tiekartaksi sekä teknologiakäpin kiinnikuromiseksi, että jatkuvan kehittymisen tueksi.
Haluatko kuulla vaihtoehtoisia kehityspolkuja modernin tietotyön kehittämisessä?
Ajankohtaista
Sisäinen viestintä puhuttaa organisaatioissa vuodesta toiseen monin eri tavoin. Usein sitä kuulee moitittavan: joku tuntee […]
Microsoft Power Platform on tehnyt työnteosta tehokkaampaa ja sujuvampaa. Moni organisaatio kuitenkin miettii, mitä prosesseja […]
”Mitä yhteistä on 1990-luvun ATK:lla ja low-code-ympäristöllä?” Yritykset siirtyvät kilpaa low-code-ympäristöihin tekemään sovelluskehityksestä ja tietotyöstä […]
IT:n ja liiketoiminnan lähentäminen ei ole mitään avaruustiedettä. Tietokoneen, ERP:n ja nettiyhteyden lisäksi on paljon […]
Rakennusalan arki pyörii hankkeiden ympärillä. Iso haaste on, kuinka saada nopeasti kokonaiskuva hankkeiden nykytilanteesta, historiasta […]
Webinaarissa kerromme miten lähteä kehittämään modernia tietotyötä Microsoft 365 ympäristössä niin koko organisaation kuin yksittäisen käyttäjän näkökulmasta.