Näin Power Platform automatisoi rutiinihommat – tältä näyttää automaatio käytännössä

Microsoft Power Platform on tehnyt työnteosta tehokkaampaa ja sujuvampaa. Moni organisaatio kuitenkin miettii, mitä prosesseja ylipäätään kannattaa automatisoida ja mikä vaikutus on sillä, että jokainen voi luoda automaatioita hoitamaan rutiinihommat puolestaan. Lähtevätkö automaatiot lapasesta vai tekevätkö ne työstämme aidosti tuottavampaa ja fiksumpaa?

Monessa organisaatiossa on juuri nyt kova tarve saada pienemmillä resursseilla enemmän aikaan. Tuoreen IT2023-tutkimuksemme mukaan automaation ja low code -menetelmien hyödyntäminen on Suomessa kuitenkin vielä lähtökuopissaan. Siksi onkin hyvä aika selvittää, miten automaatiot voivat tehostaa työskentelytapojamme ja prosessejamme.

Lue eteenpäin, niin saat inspiraatiota muiden tekemistä automaatioista. Esimerkit auttavat lisäksi hahmottamaan, miten Power Platform voisi tehostaa työn tekemisen tapoja myös omassa organisaatiossasi

Jutun lopussa käymme läpi tärkeimmät Power Platformin hallinnointimallissa huomioitavat asiat. Hallitsematon automaatio nimittäin on yksi viheliäimmistä kauhuskenaarioista, joita tietohallintojohtaja voi kuvitella.

Katsoa Power Platform aiheinen webinaaritallenteemme

Oho! Tämä video ei näy, koska olet kieltänyt markkinointievästeiden käytön. Nähdäksesi videon, käy hyväksymässä markkinointievästeet.

Mikä ihmeen Power Platform?

Kerrataan vielä, minkälaisesta työkalupakista Power Platformissa olikaan kyse:

Power Apps – Ohjelma, jonka avulla muutamassa päivässä saat aikaan no-code- tai low-code-sovelluksia liiketoiminnan ja omien loppukäyttäjien ehdoilla.

Näiden sovellusten rakentamiseen pystyy lähes kuka vain – ymmärrys omasta liiketoiminnasta riittää! Tämä onnistuu usein ilman kolmannen osapuolen sovelluksen hankkimista: voit ottaa itse yhteyden jo käytössä oleviin ERP:hin, CRM:ään, HR-ohjelmistoihin ja tietokantoihin.

Power Automate – Väsymätön robotti, joka hoitaa toistuvat rutiinihommasi.

Esimerkiksi silloin, kun joku täyttää SharePointin tai myyntijärjestelmän listaan uuden rivin, painaa tiettyä nappia, tai kello lyö vaikkapa 8 aamulla, triggeröityy automaatio ja määritettyjä asioita alkaa tapahtua.

Power BI – Bisnesraportoinnin Ferrari.

Tarjoaa tarkat ja visuaaliset analyysityökalut, jotka tuottavat raportteja reaaliaikaiseen tietoon perustuen. Power BI:ssa voit yhdistää organisaation useita eri tietolähteitä Excel-tiedostoista pilvipalveluihin ja jakaa raportit organisaation sisällä. Power BI on tiedolla johtamista parhaimmillaan!

Kaiken kaikkiaan Power Platformilla voit säästää kolmannen osapuolen tuotteiden lisenssihinnoista, kuukausimaksuista ja kehityskuluista sekä vähentää virheitä ja yhtenäistää raportointia. Henkilöstö voi keskittyä tuottavampiin työtehtäviin ja liiketoimintaprosessi tehostuu.

Näin Power Platform on muuttanut asiakkaidemme arkea

Energiateollisuus – asennustyöt ja laskutus

Lähtötilanne: Energia-alan asiakkaallamme oli sisäinen Plannerilla tehty “tikettijärjestelmä”, joka haluttiin yhdistää Power Apps -pohjaiseen laskutusjärjestelmään.

Toteutus: Asiakkaan sovellusvastaava teki tarvittavat muutokset alkuperäiseen laskutussovellukseen asiakkaan ja konsultin määrittelyjen perusteella. Tietokeskuksen konsultti toimi kehityksen fasilitaattorina ja teknisenä neuvonantajana. Tekniikoista käytössä olivat SQL Server, Power Apps ja Power BI.

Lopputulos: Syntyi yksi sovellus asennuskeikkojen tekemistä ja laskutusta varten. Asentaja pystyi näin soittamaan asiakkaalleen suoraan sovelluksen kautta tai lähettämään teksti- ja sähköpostiviestejä esitäytetyin viestein asiakkaan yhteystietojen perusteella.

Logistiikka-ala – lomakeportaali

Lähtötilanne: Logistiiikka-alan asiakkaallamme oli paljon erilaisia lomakkeita eri paikoissa. Järjestelmä oli erityisen virheherkkä automaatioiden suhteen.

Toteutus: Selvitimme lomakeviidakon ja toteutimme uudet lomakkeet Formsin sijaan Power Appsilla. Näin saimme aineistot Power Platformin piiriin. Tekniikoina käytimme SharePoint-datalähdettä ja Power Appsia.

Lopputulos: Lomakkeiden nostaminen Power Platformin piiriin teki niiden täytöstä asiakkaalle selkeämpää. Lisäksi virheiden käsittely siirtyi kahden eri sovelluksen sijasta yhteen tasoon, minkä ansiosta asiakkaalla on ylläpidettävänä vähemmän virhealttiita lomakkeita.

Konepajateollisuus – lähetysten kuvaaminen

Lähtötilanne: Konepajateollisuuden yrityksen oli vaikea todistaa asiakkailleen, että tilaus on lähtenyt asianmukaisesti eteenpäin, koska lähetettäviä tuotteita ei kuvattu.

Toteutus: Varastolla otettiin käyttöön Power Apps -sovellus, jota voidaan käyttää sekä tabletilla että mobiililaitteella. Määritimme yhdessä asiakkaan kanssa sovelluksen arkkitehtuurin, minkä jälkeen konsultti toteutti sen. Tekniikoista käytössä olivat SharePoint, Power Apps ja Power BI.

Lopputulos: Sovelluksen ansiosta reklamaatioiden käsittely on nopeutunut huomattavasti. Kun lähetys on pakattu, pakkaaja lukee lähetyksen viivakoodista tiedot ja täyttää loput tarvittavat kentät. Tämän jälkeen hän kuvaa pakatut tuotteet.

Kuvat tallentuvat suoraan SharePointin kirjastoon, josta niitä voidaan reklamaatiotapauksissa hakea metatiedoilla, kuten lähetysnumeron ja lähetyspäivämäärän perusteella.

Tehtaan tiedonkeruun modernisointi

Lähtötilanne: Rakennusalan asiakkaan tiedostot sijaitsivat verkkolevyillä, ja tarkoituksena oli ottaa SharePoint käyttöön tiedostonhallinnassa. Pilviteknologia oli henkilöstölle hyvin vierasta.

Toteutus: Järjestimme asiakkaan avainhenkilöille puolen päivän työpajan, jossa esittelimme M365:n mahdollisuuksia. Tämän jälkeen rakensimme arkista työskentelyä helpottavan intranetin ja aloimme myös modernisoimaan tehtaan työvaiheita.

Ratkaisussa käytettäviä teknologioita olivat SharePoint, Power Apps ja Power BI.

Lopputulos: Asiakas säästää aikaa noin 1000 tuntia vuodessa. Tuotannon ja laboratiorionäytteiden tietojen siirto paperilta usealle eri Excel-taulukolle loppui, kun tilalle tuli yksi sähköinen kirjauspaikka.

Nykyään tehdaskoneiden hoitajat syöttävät tiedot suoraan Power Appsilla SharePointiin, johon työnjohto ja laboratorio lisäävät vain omat osuutensa. Power BI:n avulla analysoidaan helposti “miten meillä menee”, ja työtunnitkin menevät suoraan palkanlaskuun.

Power Platformin hallinnointimalli – miksi se on niin tärkeä?

Jokaisen edellä mainitun use casen konepellin alla on toimiva ja organisaatiokohtaisesti mietitty Power Platformin hallinnointimalli.

Hallinnointimallin olemassaolo on tärkeää siksi, että Power Platformin kautta käyttäjät pystyvät luomaan ja jakamaan liiketoimintasovelluksia organisaatioissa vapaasti. Sen avulla pidät huolta alustan vaatimustenmukaisuudesta sekä tehokkaasta ja tarkoituksenmukaisesta käytöstä.

On tärkeää, että jokaisessa organisaatiossa on henkilö, joka huolehtii siitä, että hallinnointi on kunnossa.

Hallinnointimallin avulla

Kaikki eivät pääse kaikkiin tietoihin käsiksi, jolloin esimerkiksi arkaluontoinen tieto ei leviä muiden kuin rajattujen käyttäjäryhmien tietoon ja tietojen luvaton käyttö vaikeutuu.
Saat pidettyä kustannukset kurissa. Esimerkiksi jos käyttäjät innostuvat tekemään omia, mukautettuja sovelluksiaan, niin oikeudet voivat rajoittaa heitä luomasta tarpeettoman kalliita ratkaisuja, joihin tarvittaisiin kalliimpia lisenssejä.
Yhteistyöstä tulee sujuvampaa, kun ei jaeta samasta ratkaisusta eri versioita.
Saat huolehdittua alustan skaalautuvuudesta yrityksen ja Power Platformin käytön kasvaessa.