Näin teet Power BI -raportoinnista tiedolla johtamisen työkalun

Ennen vanhaan yrityksiä johdettiin Excelillä, mutta nykyaikana tiedolla johtaminen kannattaa rakentaa pitkälti Microsoftin Power BI:n avulla. Automaattisesti päivittyvät visuaalisesti näyttävät ja monipuolisesti suodatettavat raportit on helppo jakaa aina oikeanlaiselle kohderyhmälle, jolloin organisaation avainlukujen seuraamisen tarkkuus vaihtuu kuukausista viikkoihin, päivistä tunteihin.

Silti tänäkin päivänä monen yrityksen tiedolla johtaminen perustuu useiden avainhenkilöiden moniin kuukausittain tai viikoittain manuaalisesti päivitettäviin Exceleihin. Dataa otetaan eri järjestelmistä ulos, muokataan Excelin laskentaan sopivaksi ja lisätään siihen omia kaavoja. Kaiken lisäksi nämä luvut yleensä kuvaavat menneisyyttä, miten meillä on mennyt. Sitten jo tarvitaankin toisia irrallisia manuaalisesti päivitettäviä Exceleitä, kun yritetään ennustaa miten meillä tulee menemään tulevina kuukausina.

Kuulostaako tutulta? Jos kuulostaa, on aika ottaa ensimmäinen askel fiksumman tiedolla johtamisen tueksi.

Mikä on Power BI ja mitä se maksaa?

Power BI

Power BI tarjoaa työkalut tiedon visualisointiin ja analysointin. Organisaatio voi sen avulla tehdä tietoon perustuvia päätöksiä ja parantaa tiedolla johtamista. Power BI:n avulla on mahdollista yhdistää eri tietolähteet yhdeksi kokonaisuudeksi ja tuottaa selkeitä raportteja, jotka voidaan jakaa valituille ryhmille.

Power BI -raporttien julkaisuun ja katsomiseen tarvitaan Power BI Pro -lisenssit niille henkilöille, jotka kyseisiä raportteja käyttävät. Käytännössä kustannukset ovat toukokuusta 2025 alkaen n. 14 euroa / kk / käyttäjä.

Power BI Pro -lisensseissä on 60 päivän kokeiluoikeus, joten Power BI -raportoinnin testaamisen voi toteuttaa ilman kuluja Microsoftin peruslisensseillä. M365 E5 -lisenssissä on automaattisesti mukana Power BI Pro -lisenssi.

Aloita Power BI -raportointi arvokkaimmista Exceleistä

Power BI -raportointia rakentaessa kannattaa aloittaa automaattisten raporttien tekeminen niistä Exceleistä, joissa data on kaikkein arvokkainta. Yleensä yritysmaailmassa ne liittyvät jotenkin myynnin ja kulujen seurantaan tai tuotantoon.

Taustalla usein on joku kolmannen osapuolen CRM, ERP tai kirjanpitojärjestelmä, missä näitä avainlukuja säilytetään. Usein näissä järjestelmissä on omiakin raportointiominaisuuksia, mutta toisessa järjestelmässä olevaan tietoon niitä ei voi yhdistää. Siksi kannattaakin kerätä eri järjestelmistä saatava tieto samaan paikkaan, yhdistäen ne avainkenttien avulla toisiinsa.

Näin tiedolla johtaminen helpottuu ja nopeutuu merkittävästi, eikä tietoja tarvitsevien tarvitse availla eri järjestelmiä ollenkaan. Kaikki tieto löytyy helposti yhdestä paikasta Power BI -raporttien muodossa.

Millainen tiedolla johtaminen on tätä päivää?

Lue Microsoft Power Platform -teknologioista – näin modernisoit työskentelykulttuurin.

Lue lisää

Siirtyminen reaaliaikaiseen analytiikkaan

Entä sitten, jos tulee tarvetta seurata raportteja reaaliajassa päivien ja tuntien sijasta minuuteissa? Microsoftin ekosysteemissä reaaliaikaisen analytiikan seuraamiseen tarvitaan Microsoft Fabric ja sen lisäksi komponentteja eri Azure-palveluista. Data-alusta kulkee nimellä Microsoft Fabric Real-Time Intelligence.

Käytännössä nämä yhdistelmät mahdollistavat sen, että esimerkiksi tehtaan tuotantoa ja komponenttien valmistumista voi seurata helposti tapahtumakohtaisesti Power BI -raporttien kautta reaaliajassa. Kun tällaisia tarpeita on, kannattaa laskea auki, paljonko Fabric Real-Time Intelligencen käyttöönotto ja päivittäiset kustannukset maksavat verrattuna siihen, paljonko tällä tapahtumakeskeisen tiedonkeruun avulla säästetään esimerkiksi tuotannon, varaston tai logistiikan optimoinnissa. Silloin kun säästöt ovat suurempia kuin kulut, on reaaliaikainen analytiikka tiedolla johtamisen tueksi paikallaan.

Toki Fabricia hyödynnetään paljon muuhunkin kuin reaaliaikaisen datan seuraamiseen. Nykyaikainen tiedolla johtaminen edellyttää ratkaisuja, jotka yhdistävät eri datalähteet saumattomasti ja mahdollistavat tehokkaan analysoinnin kaikille datan sekä tiedon parissa työskenteleville. Microsoft Fabric tarjoaa modernin data-alustan, joka yhdistää tiedonhallinnan, analytiikan ja tekoälytoiminnot mahdollistaen myös tekoälyn hyödyntämisen niin datan analysoinnissa kuin raporttien luomisessa.

Fabricin avulla saa yhdistettyä kaikki erilaiset tietokannat ja tiedostot yhdeksi datalähteeksi, josta eri käyttöoikeuksilla voidaan rakentaa erilaisiin tarpeisiin raportteja samalla lailla kuin yksittäisistä tietokannoista tai tiedostoista Power BI:lla. Voidaankin sanoa, että Fabric on oikea alusta kaikelle datalle riippumatta siitä missä se sijaitsee.

Exceleistä Power BI -raportointiin – etene näin

Määrittele tavoitteet ja käyttäjät

Mitä tietoa halutaan seurata ja miksi?

Kenelle raportit ovat tarkoitettu?

Onko kyse päivittäisestä operatiivisesta seurannasta vai strategisesta analytiikasta?

Arvioi nykyiset Excel-raportit

Mistä data tulee (manuaalinen syöttö, tietokannat, eri järjestelmät)?

Kuinka usein tiedot päivittyvät ja mitä datan saamiseksi tarvitsee tehdä?

Missä määrin raportteja muokataan toistuvasti samalla lailla manuaalisesti?

Siivoa ja yhtenäistä data

Varmista, että käytettävä data on laadukasta, ajantasaista ja selkeästi nimetty.

Mahdollisuuksien mukaan yhdistä useita taulukoita tai tietolähteitä yhdeksi pohjadataksi.

Siirrä data tarvittaessa esimerkiksi SharePointiin, Dataverseen, SQL-Server kantaan tai Fabriciin tarpeen mukaan käytettävyys ja kustannustehokkuus huomioiden.