M365-työkalujen avulla saa aikaan fiksumpaa dokumentinhallintaa, tehokkaampaa viestintää ja tiimityötä, automatisoituja prosesseja ja parempaa tiedolla johtamista.
Modernin työpäiväkokemuksen luominen vaatii työvälineiden lisäksi toimintamallien ja työtehtävien uudelleen ajattelua. Jos uusilla työkaluilla tehdään asiat vanhan toimintatavan mukaisesti pilviratkaisujen arvopotentiaali jää saavuttamatta.
Työpäiväkokemuksen jäädessä vajavaiseksi henkilöstö ei sitoudu työpaikkaansa samalla tavalla kuin modernissa työskentely-ympäristössä. Jo maksettujen Microsoftin lisenssien vajaakäytöstä kärsii myös organisaation kustannustehokkuus.
Ota liiketoimintaasi parhaiten tukevat Microsoft 365 -työkalut ja -teknologiat hallitusti koko organisaatiosi käyttöön.
Ajasta, paikasta ja laitteista riippumatonta työskentelyä Teamsilla ja SharePointilla
Teams ja SharePoint ovat modernin tietotyön keskeisimpiä arkea sujuvoittavia työkaluja. Työntekijät voivat kirjauduttuaan M365:seen lukea Teams-viestejä, muokata omistamiaan tiedostoja ja hallinnoida dataa eri laitteilla, mikä tekee työstä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatonta. Nykyaikaisessa pilvi-infrassa data on aina saatavilla nopeasti, helposti ja tietoturvallisesti perinteisiin verkkoasemiin ja palvelimiin verrattuna.
Microsoftin ekosysteemissä Teams on työntekijän keskus, josta löytyy hänen kaikki tarvitsemansa työvälineet viestinnän ja tiedonhallinnan lisäksi. Teams-tiimien rakenne muokataan kulloisenkin tiimin tarpeen mukaisesti siten, että tiedostojen lisäksi Power BI -raportit, Power Appsilla toteutetut sovellukset ja prosessien automatisoinnissa tarvittavat SharePointin luettelot ovat helposti saatavilla. Kun tärkeimpiin työssä käytettäviin sovelluksiin löytyy suorat linkit Teamsin kautta, niin työpäiväkokemus on tehty mukavaksi ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta – tietoturvan siitä yhtään kärsimättä.
Webinaaritallenne: Teams vuonna 2025
Vinkit uusien Teamsin ominaisuuksien hyödyntämiseen, mitä roadmapilta löytyy ja demo Copilotin hyödyistä Teamsissä.
Modernin tietotyön kehittäminen – seuraa edistymistä tiekartan avulla
Modernin tietotyön kehittäminen on parhaillaan organisaation strateginen hanke, jonka kehittämistä ja toteutumista seurataan tiekartan avulla. Tärkeintä ei ole laittaa kaikkea kerralla kuntoon, vaan katse suunnataan esimerkiksi kahden vuoden päähän. Tiekarttaan valitaan kulloisenkin organisaation tarpeen mukaiset polut seuraavilta modernin tietotyön osa-alueilta:
- Dokumentinhallinta
- Viestintä ja tiimityö
- Prosessien automatisointi
- Tiedolla johtaminen
Yleensä on helpompi viedä yhtä tai kahta osa-aluetta kerrallaan määrätietoisesti eteenpäin, kuin yrittää parantaa jokaista osa-aluetta samanaikaisesti. Hyvätkään määrittelyt ja hallintamallin rakentamiset eivät auta, jos johto ei sitoudu hankkeeseen ja henkilökuntaa ei kouluteta uusien tapojen osaajaksi. Kokonaisvaltaisessa kehittämisessä osaava konsultti on liiketoimintaa tukeva strateginen kumppani.
Lue Tietokeskuksen palveluista tietotyön modernisoimiseksi M365-ympäristössä
Laadukas data Copilotin hyötykäytön edellytys
Ennen kuin organisaatiossa pystytään hyödyntämään omissa päivittäisissä työtehtävissä tekoälyä esimerkiksi omien sähköpostien ja työhän tarvittavien tiedostojen osalta, on Microsoft Copilotin käyttöönotto tehtävä suunnitelmallisesti.
Tämän kaiken perustana on Microsoftin pilviympäristössä oleva data, jota käyttäjä pääsee hyödyntämään omien pääsyoikeuksiensa mukaisesti. Siksi onkin tärkeää ottaa sekä SharePoint että Teams hallitusti käyttöön, rakentaa tarvittavat paikat datan säilyttämiselle ja sopia käytöstä yhteiset pelisäännöt.
Näin data pysyy laadukkaana ja työntekijöillä on mahdollisuus lisäkustanteisen Copilot for M365 -lisenssin avulla päästä promptaamaan ja analysoimaan dataa suoraan niin Outlookin sähköpostiviesteistä, Teamsin yksittäisistä ja ryhmäkeskusteluista, tiimien keskusteluista ja tiedostoista sekä ylipäätänsä kaikesta datasta, mitä omasta OneDrivesta ja SharePointin yhteisistä jakopaikoista löytyy – tietoturva ja käyttöoikeudet huomioiden.
Viestintäkeskeinen dokumentinhallinta sujuvoittaa arkea
Hyödynnettiin organisaatiossa päivittäisessä työssä tekoälyä tai ei, niin selkeä kaikkien noudattama viestintäkeskeinen dokumentinhallinta, missä niin viestit kuin tiedostot löytyvät samasta paikasta Teamsin avustuksella, nopeuttaa merkittävästi työntekijöiden päivittäisiä tehtäviä ja tuo nopeasti kustannussäästöjä organisaatiolle.
Viestintäkeskeisessä dokumentinhallinnassa tehokas yhteistyö ja tiedon jakaminen organisaation sisällä on tärkeää. Kuvassa esitellyt työkalut, kuten Teams ja SharePoint, ovat sen perustyökaluja. Teams parantaa viestintää ja yhteistyötä, mikä mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonvaihdon ja nopean päätöksenteon. SharePoint puolestaan integroi tiedot ja sisällöt yhteen paikkaan, mikä helpottaa dokumenttien hallintaa ja jakamista. Näiden työkalujen avulla organisaatiot voivat luoda yhtenäisen ja tehokkaan viestintäympäristön, joka tukee dokumentinhallintaa.
Datan rooli viestintäkeskeisessä dokumentinhallinnassa on keskeinen.
Power BI ja Purview auttavat analysoimaan ja hallitsemaan dataa tehokkaasti. Power BI:n avulla organisaatiot voivat analysoida dokumentteihin liittyvää dataa ja tehdä parempia päätöksiä. Purview puolestaan varmistaa, että data on suojattua ja hallittua, mikä on erityisen tärkeää tietosuoja- ja tietoturvanäkökulmasta. Näin data toimii perustana, jonka avulla viestintää ja dokumentinhallintaa voidaan optimoida ja tehostaa.
Jos haluat päästä datan ja analysoinnin kanssa seuraavalle portaalle, Microsoft Fabric on oikea työkalu. Sen avulla voidaan keskitetysti kerätä aivan kaikki organisaation tärkeä data kirjanpito-ohjelmista ERPiin samaan paikkaan, josta se jaetaan datamallien kautta niitä tarvitseville. Ja kun kaiken pohjana on Microsoftin suositusten ja hyvien käytäntöjen mukaan toteutettu Power Platform Governance -hallintamalli, on modernin tietotyön tehokkuudelle ja laadukkaalle työpäiväkokemukselle oikeat askelmerkit olemassa.
Lue lisää datan ja automaatioiden hyödyntämisestä Microsoftin uusimmilla teknologioilla
LUE LISÄÄ
Hyödynnä dataa ja automaatioita tehokkaasti – työskentely pilviympäristössä Microsoftin uusimmilla teknologioilla vie tuottavuuden uudelle tasolle.
Microsoft 365 sisältää monia moderneja työkaluja, joilla voidaan helpottaa työntekijöiden arkea. Yksi näistä on Power […]
”Mitä yhteistä on 1990-luvun ATK:lla ja low-code-ympäristöllä?” Yritykset siirtyvät kilpaa low-code-ympäristöihin tekemään sovelluskehityksestä ja tietotyöstä […]
Analysoitko usein pitkiä Word-dokumentteja? Jos dokumenttien käsittely tuntuu turhauttavalta ja aikaavievältä, M365 Copilot tarjoaa modernin ratkaisun.
Käymme jutussa läpi Microsoftin muistiinpanosovellukset ja tehtävälistatyökalut, joiden avulla pidät kaikki tärkeät asiat hallinnassa.
Oletko käyttänyt Exceliä muuhunkin kuin laskentataulukoihin?