Rotia rakennushankeviidakkoon Microsoft Power Platformin avulla

Rakennusalan arki pyörii hankkeiden ympärillä. Iso haaste on, kuinka saada nopeasti kokonaiskuva hankkeiden nykytilanteesta, historiasta ja lähitulevaisuudesta. Myös Power Platform -webinaarin case-esimerkin Arttuasunnoilla ja Suomen Aluerakennuttaja Oy:llä (SARA) oli tämä ongelma.

Kuinka näyttää johdolle hankkeiden ajantasainen tilannekuva? Mitä henkilöstön pitäisi tietää meneillään olevista hankkeista? Entä miten alihankkijoille jaetut tiedostot saadaan osaksi yrityksen hankehallintoa?

Yhteismitalliseen dataan perustuva tilannekuva tekee hankkeista vertailukelpoisia ja älykäs, pilvipohjainen tiedonhallinta työnteosta sujuvampaa. On mahdollista tietää hyvinkin tarkkaan, miten meillä menee, mihin suuntaan tarjouskanta on kehittymässä ja missä vaiheissa hankkeet ovat. Ajantasaisen tiedon esittäminen graafisesti on tehokas tapa saada dataa päivittäisen päätöksenteon ja työn organisoinnin tueksi. Tarvittiin nykyaikainen toiminnanohjausjärjestelmä.

Ratkaisu löytyi yllättävän läheltä. M365-paketin mukana tuleva Microsoft Power Platform on hyödyllinen työkalu hankkeiden hallinnointiin, ja sillä rakennetun “mini-ERP:n” saa pystyyn hyvinkin nopeasti. Power Platformin päätuotteita ovat työnkulkuja automatisoiva Power Automate, mukautetut yrityssovellukset mahdollistava low code -kehitysalusta Power Apps sekä datan visualisointityökalu Power BI.

Arttuasunnot ja SARA saivat Sharepoint-sivustolla toimivan toiminnanohjausjärjestelmän tuotantoon puolen vuoden sisällä projektin aloituksesta.

Data yhteen paikkaan, kaikkien näkyville

Lähtötilanne oli datan näkökulmasta haastava. Data sijaitsi monessa paikassa, erilaisissa muodoissa eikä se ollut helposti saatavilla. Tiedostoihin pääsi käsiksi vain VPN:n avulla, ja kovakoodatun järjestelmän muokkaaminen oli hankalaa ja kallista.

Uudessa toiminnanohjausjärjestelmässä Arttuasunnoille ja SARA:lle oli tärkeää päästä käsiksi tietoon, millaisia muutoksia työkantaan on tulossa sekä siihen, missä vaiheissa hankkeet menevät. Tietoa piti päästä suodattamaan eri työntekijäryhmien tarpeisiin. Hankedataan haluttiin päästä käsiksi ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta, niin rakennuksilla kuin alihankkijoiden kanssa. Myös erilaiset työskentelytavat haluttiin ottaa huomioon: samoihin tiedostoihin ja raportteihin piti päästä käsiksi Sharepointin, Teamsin tai resurssienhallinnan kautta.

Tekninen toteutus

Arttuasuntojen ja SARA:n “mini-ERP” on rakennettu Sharepoint-sivustolle. Sharepointin rooli toiminnanohjausjärjestelmässä on olla sekä datan ja tiedostojen säilytyspaikka että hankkeiden uutiskanava henkilöstölle.

Sharepointia on helppo muokata ja asiakas pystyy ottamaan ylläpidon helposti haltuun. Sen etuihin kuuluu myös kustannustehokkuus: käyttöönotto ei tuo yritykselle lainkaan lisenssikustannuksia.

Uusi toiminnanohjausjärjestelmä toi merkittäviä parannuksia tiedostojen hallintaan. Uutta hanketta aloitettaessa Sharepoint luo sille automaattisesti tallennuspaikan vakiokansiorakenteella, ja tiedostorakenne on kaikissa projekteissa samanlainen. Kansiorakenne kehittyy sitä mukaa mitä projekti etenee projektinohjausjärjestelmässä. Tiedostoja on myös helppo jakaa kaikille niitä tarvitseville. Mallidokumentit on helppo saada auki, kun ne eivät sijaitse syvällä rakenteessa. Tietokanta niin Sharepointin kuin Power Appsin puolella on sama, mikä mahdollistaa tiedostojen samanaikaisen työstämisen eri alustojen kautta.

Toiminnanohjausjärjestelmän käyttöliittymänä toimii Power Apps, jolla syötetään hankkeiden tiedot ja jossa muokataan niitä. Samoin isännöitsijöiden ja asiakkaiden tietojen ylläpitäminen tapahtuu tätä kautta. Power Apps toimii erityisen hyvin puhelimella ja tabletilla, joten esimerkiksi työmailla on tiedostot helposti saatavilla kulloinkin mukana olevan laitteen kautta. Siksi tuntikirjausten tekemiseen on tehty vielä erillinen mobiilikäyttöön soveltuva Power Apps -sovellus, jotta tämän laskutuksen kannalta oleellisen sovelluksen käyttäminen olisi kaikille mahdollisimman helppoa.

Järjestelmän automaatiot hoitaa Power Automate, joka on käyttäjälle näkymätön, taustalla pyörivä toiminto. Power Automate huolehtii esimerkiksi taloushallinnolle tai projektipäällikölle lähtevistä automaattiviesteistä, kun hankkeen voi laskuttaa tai kun tuntiraportteja tulee hyväksyttäväksi.

Tiedon toiminnanohjausjärjestelmästä saa esille joko Sharepointin tai Power BI -raporttien suodattimien avulla minuuteissa. Dokumenttipankissa on myös hakutoiminto, jonka avulla voi nopeasti etsiä hankkeisiin liittyviä tiedostoja. Power BI -raporttien kautta onnistuu raporttien tarkastelu esimerkiksi tietyssä vaiheessa olevien hankkeiden osalta tai henkilöittäin. Johdolle ja projektipäälliköille on omat raporttinäkymänsä.

Raporttien avulla on pystytty ennakoimaan paremmin esimerkiksi sitä, minkä verran projekteja on menossa esimerkiksi henkilöstöresursseja sitovaan vastaanottovaiheeseen.

Helppo ylläpito low-code-ympäristössä

Arttuasuntojen ja SARA:n pääkäyttäjät pystyvät tällä hetkellä hoitamaan järjestelmän ylläpitoa ja pieniä kehitystöitä itsenäisesti. SharePointin kanssa työskentely on varsin helppoa, joten tiettyjen perusasioiden ymmärtämisen jälkeen jatkokehitys siltä osin ei ole mitään rakettitiedettä. Power Appsin osalta pienen opiskelun ja testailun jälkeen on mahdollista jatkokehittää käyttöliittymää myös itsenäisesti. Esimerkiksi asiakas on rakentanut Arttuasuntojen käyttöliittymää joiltain osin paremmaksi käyttäjäpalautteen toiveiden mukaisesti. Tämä olikin alkujaan yksi projektin tavoitteista, jotta asiakas ei ole sidoksissa konsulttiin ikuisesti. Toisaalta vaativampiin tarpeisiin on tehty jatkokehitystä yhdessä konsultin kanssa, jolloin asiakas saa apua niihin asioihin, joissa oma osaaminen ei ole vielä riittävää tai kun itsenäinen kehittäminen on omiin aikatauluihin haastavaa.

Power Platform -tuotteiden käyttöönotto ei käytännössä yleensä nosta organisaation kuukausikustannuksia juuri lainkaan. Ketterä kehitysmalli ja pilvipohjaiset M365-työkalut mahdollistavat asiakkaan osallistumisen toiminnanohjausjärjestelmän rakennustyöhön yhdessä konsultin kanssa.