Tehtävien hallinta ja muistiinpanot Microsoftin maailmassa – Löydä sinulle toimivin tehtävälista

Työpäivät täyttyvät tehtävistä ja muistettavista asioista – ja joskus tehtävien lista jatkuu vielä työpäivän jälkeenkin.

Tehtäviä tupsahtaa omalle pöydälle monesta eri suunnasta ja monella eri tavalla: joku laittaa Teams-viestin chattiin tai tägää sinut jollekin kanavalle lähetettyyn Teams-viestiin, soittaa tai meilaa ja joskus asiat vaan välähtävät omaan mieleen: ”ai niin, tää pitää tarkistaa tai hoitaa”.

Harvemmin hoidat asiat tärkeysjärjestyksessä ja mitään unohtamatta. Tämän takia tarvitset työkalut tehtävien ja muistiinpanojen hallintaan.

Tässä blogissa käymme läpi eri Microsoftin sovellukset ja tehtävälistatyökalut, joiden avulla pidät kaikki tärkeät asiat hallinnassa.

1. Outlookin tehtävät – Perinteinen tehtävälista aina käytettävissä

Outlookin tehtävät ovat monille tuttu tehtävälista, joka toimii Outlookissa sekä työpöydällä että mobiilissa. Voit luoda uuden tehtävän ja lisätä muistutuksia, tai liputtaa sähköpostit ja siirtää ne tehtävälistalle. Outlookin tehtävien hallinta synkronoituu Microsoft To Do -sovelluksen kanssa, joten tehtävät kulkevat mukanasi kaikkialla mobiilisovelluksen avulla.

Voit hallita päivittäistä tehtävälistaa myös viikko- tai kuukausikalenterin rinnalla My Day -näkymän kautta. Se toimii viikko- ja kuukausikalenterin rinnalla ja näyttää kätevästi päivän aikana käsiteltävät tehtävät sekä tekemättömät, myöhässä olevat tehtävät. Syntilista, eli ne tekemättömät tehtävät, seuraavat mukana ja näkyvät kyseisen päivän tehtävien alapuolella, ja päiväys on niissä tutusti punainen. Vai olikohan tämä väri tuttu vain minulle?

2. Microsoft To Do – Henkilökohtainen tehtävien hallinta ja muistiinpanosovellus

Microsoft To Do kokoaa yhteen kaikki henkilökohtaiset tehtävät ja muistutukset. Tämä tehtävälista on suunniteltu erityisesti yksityishenkilöiden ja työntekijöiden päivittäiseen tehtävien hallintaan, ja sovellus synkronoituu Outlookin sekä Plannerin kanssa. Mobiilisovelluksen ansiosta To Do on aina mukana ja muistutukset pysyvät ajan tasalla. Voit helposti luoda tehtävälistoja eri projekteille, lisätä tärkeitä muistutuksia ja jakaa tehtävät myös muiden käyttäjien kanssa.

3. Tehtävät Teamsissa – Planner kokoaa kaiken yhteen paikkaan

Microsoft Teamsista löytyvä Planner on loistava tehtävienhallintatyökalu. Planner kokoaa yhteen kaikki sinulle määritetyt tehtävät.

Teamsissa voit myös tehdä tehtäviä suoraan keskusteluista ja lisätä ne helposti Tehtävät-listaasi Plannerissa. Omia tehtäviä ei – ainakaan toistaiseksi – ikävä kyllä voi seurata listauksen, dashboardin tai kalenterin kautta.

4. Loop taipuu myös muistilistojen tekemiseen

Reaaliaikainen Loop-komponentti toimii Teamsin keskustelussa, kokouksissa ja kanavilla, ja on liitettävissä mukaan myös esimerkiksi Outlookissa, Whiteboardissa ja Wordin online-sovelluksissa. Loopista löytyy myös oma selain- ja mobiilisovellus.

Loopin avulla voit luoda muistilistoja, kuten tarkistuslistoja, ja käyttää niitä henkilökohtaisina muistilistoina tai yhteisissä projekteissa. Jos olet huomannut Teamsissa keskustelun itsesi kanssa (You), niin voit hyvin lisätä omaan keskusteluusi Loop-komponenttina tehtävälistan tai vaikka Check-listan itsellesi.

5. OneNote – Monipuolinen muistiinpanosovellus

OneNote on monipuolinen muistiinpanosovellus, joka korvaa perinteisen muistivihkon tai lippulappuset, joita myös joskus on nähty syntyneen. OneNotessa voit luoda omia muistikirjoja, lisätä muistiinpanoihin kuvia ja taulukoita, ja kirjoittaa tai sanella muistiinpanot helposti. Voit jopa piirtää tai sopivalla laitteella myös kirjoittaa käsin muistiinpanot. Sivulle on helppo lisätä kuvia ja vaikkapa taulukoita, ja jos kopioit tekstiä nettisivuilta, tulee lähdeosoite suoraan kopioidun tekstin alle.

OneNote tarjoaa täydellisen ympäristön henkilökohtaisille muistiinpanoille ja sopii myös työkäyttöön, sillä voit käyttää sitä niin työpöydällä kuin mobiilissa. OneNote on maksuton henkilökohtaiseen käyttöön, ja voit järjestää muistiinpanot omaan loogiseen järjestykseen esimerkiksi aihealueiden mukaan.

Ota oikea tehtävälista- ja muistiinpanosovellus käyttöön

Microsoft tarjoaa monia työkaluja, joilla voit hallita tehtävälistoja ja ylläpitää muistiinpanoja. Kun tehtävät ja muistiinpanot ovat hyvässä järjestyksessä, päivittäinen työ sujuu helpommin ja tehokkaammin. Mieti omaa työskentelytapaasi, kokeile eri vaihtoehtoja ja valitse sovellus, joka parhaiten tukee tarpeitasi.

Lue lisää: Tiimityöskentelyyn tarkoitetut tehtävälista- ja muistiinpanosovellukset Microsoft 365 -ympäristössä

Lue lisää: Jos kaipaat omien tehtävien hallintaan entistä enemmän muokattavuutta, niin tee itsellesi oma lista.