Tiimityössä riittää muistettavaa ja hoidettavaa: jokaiselle tehtävälle pitäisi pystyä määrittämään vastuuhenkilö, aikataulu ja edistymistä pitää pystyä seuraamaan. Tiimi tarvitsee lisäksi paikkoja ideoiden ja ajatusten jakamiseen, ja mitä reaaliaikaisemmin toisten ideat tulevat näkyviin, sitä helpompi niitä on työstää yhdessä.
Miten toimia tiiminä niin, ettei näiden asioiden hallintaa koettaisi hankalaksi?
Tässä blogissa esittelemme parhaat Microsoftin työkalut, jotka auttavat tiimejä hallitsemaan yhteisiä tehtäviä, muistiinpanoja ja ideoita sujuvasti.
OneNote – Tiimin yhteinen muistikirja
OneNote on erinomainen työkalu, kun tiimin muistiinpanot ja materiaalit halutaan koota yhteen paikkaan. Sen avulla muistiinpanoihin voi lisätä kuvia, taulukoita, nettisivuilta kopioituja tekstejä ja saneluja. OneNotesta löytyy myös valmiita mallipohjia, esimerkiksi kokousmuistiinpanoille.
OneNote on korvannut Teamsin Wiki-työkalun: nyt Notes-niminen OneNote-muistikirja löytyy suoraan Teams-kanavalta, mikä tekee muistiinpanojen hallinnasta helppoa koko tiimille. Tiimin muistikirja on hyvä paikka esimerkiksi viikkopalaverimuistioiden tallentamiseen.
Planner – Tiimin tehtävät seurantaan
Planner on suunniteltu tiimien tehtävien hallintaan. Sen avulla tehtäville voi asettaa vastuuhenkilöitä, aikatauluja ja tilaseurantaa, ja tehtävien edistymistä voi tarkastella visuaalisesti esimerkiksi dashboardin tai kalenterinäkymän kautta. Plannerin tehtävät näkyvät Teamsissa ja niitä voidaan lisätä suoraan keskusteluiden pohjalta tiimin omaan Planner-näkymään.
Vinkki! Jos Planner ei täysin täytä tarpeitasi, muista Microsoft Lists. Omalla listalla voit määrittää juuri ne pakolliset kentät, jotka tarvitsee täyttää, ja luoda sopivat näkymät näyttämään kokonaiskuvaa tehtävistä. Ja koska nälkähän tunnetusti kasvaa syödessä, niin Power Appsilla voit näppärästi tehdä halutun käyttöliittymän sekä tietojen syöttämiseen että niiden tarkasteluun.
Whiteboard – Ideariihi palavereihin
Whiteboard on mainio sovellus ja yhteistyöpohja, joka mahdollistaa yhteisen ideoinnin visuaalisella tavalla. Vaikka Whiteboard usein mielletään piirustusalustaksi, siitä löytyy useita mallipohjia, kuten aiheideointi, joiden avulla pääset nopeasti alkuun. Whiteboard on helppo lisätä Teams-kokouksiin.
Loop – Reaaliaikainen työkalu ideointiin ja tehtäviin
Loop on erinomainen työkalu reaaliaikaiseen ideointiin ja tehtävien hallintaan. Loop mahdollistaa yhteisen ideariihen missä tahansa Teamsin kanavassa, kokouksessa tai kanavan keskustelussa, joissa voit koota yhdessä ideoita tai tehtäviä. Oma selainsovellus tarjoaa loistavan välineen esimerkiksi laajempaan ideariihityöskentelyyn. Loop-komponentit ovat yhteensopivia Outlookin, Whiteboardin ja Wordin online-sovellusten kanssa. Loopin helppous on yllättänyt monet!
Monia eri vaihtoehtoja siis löytyy, ja jokaisella työkalulla on omat vahvuutensa. Kokeile rohkeasti näitä sovelluksia ja valitse tiimille ne, jotka parhaiten tukevat yhteisiä tarpeitanne ja helpottavat työpäivien hallintaa!
Lue lisää
Oletko käyttänyt Exceliä muuhunkin kuin laskentataulukoihin?
Perinteisesti organisaatioissa IT:n rooli on ollut ylläpitävää. Käytännössä on siis huolehdittu siitä, että IT-infran perustoiminnot […]
Riihimäen sivistyksen ja hyvinvoinnin toimiala on lähtenyt tehostamaan ensimmäisenä kaupunkiorganisaatiossa uusia ja tehokkaampia työtapoja yhdessä […]