Microsoft 365 ja moderni tietotyö

Modernin tietotyön auditointi

Modernin tietotyön auditointipalvelun avulla asiakas saa kokonaiskuvan omien käytössä olevien sovellusten käyttötapojen nykytilasta sekä tiekartan hallitusta siirtymisestä moderniin ja monipuolisempaan Microsoft 365 -ympäristön hyödyntämiseen että Microsoft Copilotin & tekoälyn hyödyntämiseen.

Tätä siis tarjoamme:

• Analyysin organisaation työtavoista ja M365-lisenssien mukana tulevien tuotteiden hyödyntämisestä Microsoftin parhaisiin käytäntöihin ja hyväksi havaittuihin toimintamalleihin peilaten
• Interaktiivisen työpajan erilaisten vaihtoehtojen hyödyntämisestä organisaationne työpäiväkokemuksen parantamisessa
• Konsultin luoman tiekartan modernin tietotyön kehitykselle juuri teidän tarpeisiinne

Tekoäly työn tuottavuudessa

Generatiivinen tekoäly on vuodesta 2023 lähtien tullut ”tavallisen työntekijän työkaluksi” ja promptaaminen on kansalaistaito, jonka tietotyötä tekevän ihmisen oletetaan hallitsevan vuonna 2025. Kun tähän yhdistetään mukaan Microsoft Copilot, elämme aikakaudella, joka vaatii jokaiselta menestyvältä organisaatiolta ja sen työntekijöiltä uuden oppimista ja työtapojen muokkaamista.

Tätä siis tarjoamme:

• Kerromme selkeästi, mitä tekoäly käytännössä tarkoittaa, ja miten lähteä liikkeelle sen kanssa
• Havainnoimme mitä generaativisen tekoälyn avulla voi tehdä ja mitä sillä ei voi tehdä
• Näytämme demojen avulla mikä Microsoft Copilot on, ja miten se auttaa työn tuottavuudessa
• Ohjaamme, miten organisaation kannattaa rakentaa omaa matkaansa tekoälyn hyödyntämisessä

Microsoft Copilot käyttöönotto & suunnittelu

Suunnittelemme asiakkaalle Copilot for Microsoft 365 käyttöönoton parhaita käytäntöjä noudattaen. Luomme samalla pelisäännöt tekoälyn käytölle asiakkaan omassa ympäristössä sekä koulutamme, kuinka asiakas voi hyödyntää siinä Copilot for Microsoft 365:ta niin yksittäisten työntekijöiden työtehtävien kuin liiketoiminnan tehostamiseksi.

Copilotin käyttöönottoprojekteissa on oleellista, että ne räätälöidään aina kulloisenkin organisaation tarpeisiin Microsoftin parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Tietokeskuksen tekemissä Copilotin käyttöönottoprojekteissa määrittelemme projektin keston ja aihealueiden painotuksen yhdessä asiakkaan tarpeiden mukaisesti.

Tätä siis tarjoamme:

• Autamme pääsemään alkuun tekoälyn hyödyntämisessä parhaalla mahdollisella tavalla.
• Varmistamme, että asiakkaan ympäristö on valmis tehokkaaseen ja turvalliseen Copilot for Microsoft 365:n käyttöönottoon.
• Luomme käyttöönottosuunnitelma ja määritämme pilottiryhmien tavoitteet.

Teams / M365 -pelikirja

Yrityksissä ei aina ole luotu selkeitä pelisääntöjä Teams-tiimien luomiselle ja Teamsin käytölle. Usein asia lähtee etenemään Teams-pelikirjan kautta, mutta pian huomataan, että ohjeistusta kaivataan myös viestinnän, tiedostojen ja muidenkin sovellusten osalta. Kun käytännöt on sovittu yhteisesti ja viestitty selkeästi koko henkilöstölle, sovellusten käyttö helpottuu.

Tätä siis tarjoamme:

• Teamsin tehokkaiden käyttötapojen läpikäynti
• Nykytilan läpikäynti ja tulevaisuuden tahtotilan selkeytys
• Pelikirjan luominen työpajatyöskentelyn kautta koko henkilöstön käyttöön

Teams – työtapojen tehostaminen

Varmista Teamsin tehokas käyttö koulutusten avulla! Teams on todellinen työelämän sveitsiläinen linkkuveitsi: sen avulla onnistuu moni asia, josta aiemmin ei ole osattu edes haaveilla.

Teamsia hyödynnetään kuitenkin usein aliteholla, koska kaikkia sen ominaisuuksia ei tunneta. Henkilöstöllä ei aina ole aikaa tutustua ominaisuuksiin omin päin, ja toisaalta tämä on myös tehotonta.

Teams-koulutukset varmistavat, että kaikki käyttäjät osaavat hyödyntää Teamsia työtehtäviensä vaatimalla tavalla. Samalla opitaan joukko hyödyllisiä kikkoja & konsteja.

Tätä siis tarjoamme:

• Henkilöstölle räätälöity Teams-koulutus, joka suunnitellaan yhteistyössä asiakkaan kanssa
• Suunnittelussa käydään läpi, millaiset asiat ovat tärkeitä ottaa esille koulutuksissa, ja samalla pohditaan myös omia käyttötapoja
• Koulutus toteutetaan asiakkaalle parhaiten sopivalla tavalla: yhteinen koulutus kaikille tai organisaation eri osille erikseen
• Koulutusten jälkeen kaikilla on Teams hallussa!

M365-tuotteet tutuksi demoillen

Monella yrityksellä on käytössään Microsoft 365 -lisenssit, joiden mukana tulevista ominaisuuksista hyödynnetään vain murto-osaa. Moni esille noussut tarve saattaa itse asiassa ratketa jo olemassa olevien sovellusten avulla, kunhan ne vaan otetaan käyttöön.
Yhteisen demoilun tarkoituksena on tutustuttaa asiakas tarjolla oleviin sovelluksiin ja tuoda tutuksi niiden mahdollisuudet.

Tätä siis tarjoamme:

• Tutustutaan demoillen eri sovelluksiin ja niiden käyttömahdollisuuksiin
• Asiakkaalle syntyy selkeä kuva, miten he voivat saada entistä suuremmin hyötyä käytössään olevista Microsoft 365 -lisensseistä

Optiona autamme myös muodostamaan tiekartan jatkokehitykselle.

Viestinnällinen intranet SharePointilla

Intranet tarjoaa henkilöstölle selkeän paikan kaikkeen työsuhteeseen ja organisaatioon yleisesti liittyvään tietoon. Hyvin suunniteltu ja eri laitteissa toimiva intranet tehostaa tiedon kulkua ja parantaa myös työtyytyväisyyttä.

Intranettiä suunniteltaessa ei tarvitse lähteä kilpailuttamaan kolmannen osapuolen sovelluksia: SharePoint kuuluu kaikkiin M365-lisensseihin, ja tarjoaa helppokäyttöisen pohjan intranetratkaisulle.

Käyttöönoton hinta määritellään alkukartoituksen/suunnittelupalaverin jälkeen.

Tätä siis tarjoamme:

• Nopea, helppo ja turvallinen Sharepoint intranet -käyttöönotto
• Vastuuhenkilöiden kouluttaminen tehokkaiksi ja osaaviksi ylläpitäjiksi
• Taloudellinen ja moderni intranet-alusta, joka hyödyntää olemassa olevia lisenssejä ja tekniikkaa intranetin ylläpidossa.
• Projektiin voidaan myös yhdistää esimerkiksi organisaation dokumentinhallinnan siirtäminen Teamsiin ja Sharepointiin tai työnkulkujen automatisoiminen erillisenä projektina.

Viestintäkeskeinen dokumentinhallinta, SharePoint ja Teams

Työn tekeminen helpottuu, kun tiedostot siirtyvät verkkolevyiltä M365-ympäristöön. Tiedostopalvelujen nykyaikaistaminen vapauttaa organisaation resursseja muihin tehtäviin, kun tiedostojärjestelmiä ei tarvitse enää ylläpitää ja päivittää on-premises-alustalla.

Asiakkaan kanssa käydään läpi nykyinen tiedostorakenne ja suunnitellaan sen perusteella, millainen SharePointia ja Teamsia hyödyntävä uusi rakenne palvelisi tarpeita parhaiten. Lopputuloksena on Sharepointia ja Teamsia hyödyntävä ratkaisu, jossa voidaan käyttää mm. arkistointia, luokittelua eli labeleita, säilytyskäytäntöjä, metatietoa jne. Toteutus voi alkaa työpajalla, jossa käydään läpi miten dokumentinhallinta voitaisiin toteuttaa pilvessä.

Tätä siis tarjoamme:

• Nykytilan kartoitus
• SharePointin eri mahdollisuuksien läpikäynti
• Parhaat tiedonhallinnan ratkaisut asiakkaan tarpeisiin
• Tiekartan tulevaisuuden tiedostonhallinnasta ja sen toteutuksesta

Tiedostojen hallinta SharePointissa metatietojen avulla

SharePoint on monen muun ominaisuuden ohella dokumentinhallintajärjestelmä, josta löytyy tiedostoihin liittyviä toiminnallisuuksia, kuten metatiedot, tiedostojoukot, versiohistoria ja hyväksynnät.

Metatiedot helpottavat tiedostojen lajittelua, suodatusta, ryhmittelyä sekä tiedon etsintää että antaa tekoälylle paremmat mahdollisuudet löytää haluttu data M365-ympäristöstä.

Tätä siis tarjoamme:

• SharePointin dokumentinhallinnan mahdollisuudet tulevat työpajassa tutuiksi ja asiakas pystyy hyödyntämään niitä täysipainoisesti.
• Tutustumme SharePointin eri mahdollisuuksiin ja suunnittelemme tiedostojen hallinnan toimimaan asiakkaan ympäristössä toivotuilla tavoilla.

Purview – Datan luokittelu ja suojaus labeleilla

Yrityksissä on paljon kriittistä tietoa, joka halutaan suojata. Myös tiedon mukana vieminen työsuhteen päättyessä on tärkeää estää. Sensitiivinen tieto, kuten henkilötiedot, tulee olla organisaatiossa vain määriteltyjen roolien saatavilla.

Ratkaisuna tähän on Sensitivity Labels -tekniikka, jonka avulla tiedot suojataan, eikä tieto jatkossa aukea ilman asianmukaista oikeutta, vaikka se olisikin tallennettu väärään sijaintiin. Tiedon suojaaminen on tärkeää myös Copilotia käytettäessä: labeloinnilla voidaan varmistaa, ettei käyttäjällä ole pääsyä tietoihin, joihin tällä ei ole oikeutta.

Tätä siis tarjoamme:

• Määrittelemme tarvittavat labelit ja toteutamme ne asiakkaan ympäristöön.
• Huomioimme tekoälyn hyödyntämisen tietoturvallisesti tietosuojan huomioiden.
• Tiedon suojaaminen tarkoittaa käyttöönoton myötä parempaa tietoturvaa: jatkossa ei ole pelkoa kriittisen tiedon päätymisestä väärille henkilöille.

Purview – Datan säilytys ja elinkaaren hallinta

Vanhan ja ajan myötä tarpeettoman tiedon kerääntyminen on ongelma useissa ympäristöissä. Erilaisten säilytys- ja poistokäytäntöjen avulla voi varmistua siitä, että määritettyä tietoa säilytetään vain tarvittava aika ja se poistetaan säilytysajan jälkeen jopa automaattisesti. Säilytyskäytännöillä saa varmistettua myös, että tiedostoja ei voida poistaa ennen niille määritettyjen säilytysaikojen umpeutumista.

Tätä siis tarjoamme:

• Ohjeistuksen ja toimintamallin tiedostojen säilytykseen ja poistoon, jossa on huomioitu lain ja muiden vaatimusten mukaiset ajat.
• Kartoituksen ja suunnittelun asiakkaan dokumentinhallinnan säilytystarpeista ja käytännöistä M365-työkaluilla.
• Ratkaisun, jolla voidaan unohtaa ongelmat vanhoja dokumentteja kerryttävästä tiedonhallinnasta. Varsinainen toteutus luodaan erikseen sovituissa jatkotyöpajoissa.

Teams ja SharePoint Governance

Suurimmassa osassa organisaatioita Teamsin ja SharePointin käyttö on kasvanut räjähdysmäisesti ja samalla hallitsemattomasti. Siksi on tärkeä luoda sekä Teamsin että SharePointin käytölle sovittu hallintamalli.

Tätä siis tarjoamme:

• Pääkäyttäjät / ICT:stä vastaavat henkilöt saavat kattavan kuvan erilaisista mahdollisuuksista ja ominaisuuksista liittyen SharePointiin ja Teamsiin tietoturva huomioiden.
• Asetusten tunteminen auttaa varmistamaan oman ympäristön turvallisuutta ja tekee samalla hallinnoinnista helpompaa.
• Avaimet jatkoon ympäristöjen parempaan hallittavuuteen